Verkostohankkeessa työtieto virtaa, vaikka opettelemista piisaa

Tietotyö, varsinkin lähityö, vaatii kaikenlaisen tiedon rationaalista käsittelyä. Lähityö, tuo, jota myös etätyöksi nimitetään, on yksin tekemistä, siis vanhoilla lihamaailman termeillä. Kun työkäytänteet hioutuvat, läsnäolon määrä nousee ja lopulta tilanne voi olla, kuten omaa työtäni kuvaan: ihan kuin tuossa pöydän toisella puolella kaikki työkaverit olisivat. Tai kuten esihenkilöni kuvasi: tiedän etätöissä olevien tekemisistä paljon enemmän kuin muiden tekemisistä. Totta, me raportoimme myös ajatteluamme, emme vain sitä, mitä teemme ja missä.

Verkostoissa tapahtuva työ lisääntyy. Olemme omassa työporukassamme kehittäneet rutiineja, joilla tarpeellinen tieto saadaan virtaamaan mahdollisimman sujuvasti. Tai ainakin periaatteessa. Vaikeusastetta lisää, kun puuttuu työkaverin suostutteleva katse, ääni sävyineen, fyysisen työympäristön vihjeet, sosiaalinen liima, kuten se nolouden tunne, jos myöhästyy palaverista.

Verkostotyön rutiineja voidaan luoda, mutta on oltava sitkeä. Niiden omaksuminen on hidasta ja vaatii kärsivällisyyttä. Homma ei etene rationaalisesti, ei kertapyynnöllä. Eikä kerran luotu rutiinien malli toimi ajasta aikaan. Sitä on syytä tarkkailla ja uudistaa.

AVO-hankkeen verkostoissa olemme kehittäneet tällaisia rutiineja eri suunnista tuvivien eri henkilöryhmille lähetettyjen sähköpostien sijaan:

• Kaikkien hankkeeseen osallistujien yhteystiedot on koottu Google-laskentataulukkoon, joka löytyy kaikille jaetusta hankekansiosta (joka sisältää paljon muutakin työhön liittyvää).
• Kaikki ovat liittyneet sähköpostilistalle, jolloin koko ryhmälle voidaan lähettää sähköpostia lähettämällä sitä yhteen osoitteeseen. Kun henkilöt vaihtuvat, ei ole liikkeellä erilaisia sähköpostiryhmiä eli postia vanhoille, muttei uusille.
• Joka maanantai tiedotuksesta vastaavat kokoontuvat viikon aloitussessioon, jossa käydään läpi hankeverkoston tiedottamisasioita. Sessio on pidetty yli 1,5 vuotta Google Hangoutilla, koska siihen saa jaetun muistion auki samanaikaista editointia varten. Palvelu on toiminut mainiosti. Se sallii myös rennon hassuttelun, mistä kirjoittelin aikaisemmin. Muistio kirjoitetaan aina dokumenttiin ylimmäksi, nimetään päivämäärällä. Pyritään aina nakittamaan asiat eli nimetään, kuka tekee mitä.
• Maanantaisin lähetetään koko hankeväelle tiedote. Maanantaitiedotetta pääsee jokainen kirjoittamaan. Siihen voi lisätä omia viestejä, kuten tapahtumailmoituksia. Pohjadokumentti on siis kaikkien saatavilla koska tahansa. Maanantaitiedotteen koostaminen alkaa klo 12, jolloin koostaja tarkistaa mm., että kaikki tapahtumat on viety asianmukaisiin kalentereihin. Tiedote lähtee sähköpostilistalle ja siitä laitetaan myös viesti hankeverkoston Yammeriin ja Yammer-viestiin vielä linkki jaettuun dokumenttiin.
• Hankkeella on sekä sisäinen että ulkoinen Google-kalenteri. Verkostoväelle on opastettu, kuinka Google-kalenteri synkronoidaan omaan sähköiseen kalenteriin (Google-kalenteri sopii yhteen kaikkien iCal-muotoa tukevien kalentereiden kanssa). Google-kalenterissa on mahdollisuus kohdistaa kalenterikutsu myös sähköpostilla tietyille ihmisille, mutta pääsääntöisesti emme käytä tätä, koska ihmiset eivät ole kokeneet kalenterikutsuja miellyttävinä.
• Koko verkostohankkeen väelle ja osahankkeille erikseen on Yammer eli chat-tyyppinen pikaviestintä juoksevien asioitten hoitamiseen. Yammerista voi pingata työkavereita eli mainita nimeltä, jolloin tieto lähtee välittömästi sähköpostiin. Yammerista voi tilata päivittäiset koosteviestit sähköpostiin. Näin voi seurata keskustelua myös silmäilemällä ja saa tietoa siitä, mitä muut puuhaavat.
• Osahankkeet pitävät viikko- tai kuukausipalavereita, joista tekevät muistioita. Jokaisessa osahankkeessa on muotoutunut omat käytänteet. Periaatteena on, että kaikki pääsevät näkemään kaikkien muistiot ja muut työpaperit. Osahankkeiden välisestä yhteistyöstä pyritään huolehtimaan, mikä on aikamoisen haasteellista. Osa ihmisistä on osa-aikaisia, jolloin oman tontin hoitaminen on haasteellista, toisten tonteilla ei juuri ehdi vierailla.
• Osa käyttää Yammerin lisäksi Skypen chattiä kahvipöytätyyliin: chat on aina auki, sinne heitellään juttuja, jaetaan tilanteita, toivotellaan huomenet ja hyvät illat, juhlitaan onnistumisia ja tsemppaillaan haasteiden kanssa. Tarvittaessa otetaan puhe- tai näköyhteys, jaetaan tietokoneen ruutua, jos on tarvis kädestä pitäen opastaa jonkun koneella olevan asian tekemisessä.

Näillä keinoilla emme lähettele sinne tänne erillisiä sähköposteja tai liitetiedostoja. Kaikilla on kaikista dokumenteista käytössä aina viimeisin versio. Virallinen dokumentaatio tehdään koordinaation maksullisena palveluna hankkimaan suljettuun wikiin. Google-dokumenteista otetaan varmuuskopioita silloin tällöin.

Periaatteessa sujuvaa. Mutta sudenkuoppia riittää: muistetaanko liittää uusi työntekijä jokaiselle kanavalle, saako hän asetukset kohdalleen, muistetaanko muistuttaa asioista niin kauan, että niistä tulee luonnollisia rutiineja? Vaikka tavan takaa paljastuu, että kuvatussa rutiinikaavassa joku osa ei toimi, tieto ei tavoita kaikkia, kalenterikäytänne ei suju, niin ehdottomasti tämä toimintamalli on hyvä. Työn sisäinen viestintä on hallittua, se on kaikkien saatavilla, sähköposti ei tukkeudu.