Gmail-ryhmän luominen: pieni suuri asia

Nyt tulee käytännön vinkki. Postitan työkseni erilaisille kokoonpanoille sähköposteja. Käytän tunnisteita eli sähköpostin kansiointia. Nappaan postitusryhmän vanhasta viestistä, jonka löydän helposti tunnisteen avulla.

Erilaisissa hankkeissa olemme keränneet yhteystiedot taulukkoihin, mutta taulukon käyttämisessä on ongelmia ryhmäpostin lähettämisessä: ryhmän osoitteiden kopiointi on kömpelöä (pitää avata dokumentti, kopioida ja kaikkien osoitteiden pitää olla täysin oikein) ja ryhmädokumentin ajan tasalla pitäminen on ongelma, usein myös yhdestä organisaatiosta toivotaan kaikki viestit tietylle ihmiselle vaikka yhteyshenkilöitä olisi useita.

Joskus kauan sitten käytin sähköpostilistan luomiseen Google Groupsia, mutta se on hiukan sekava käyttää.

Nyt kyllästyin osoitteiden poimimiseen ja muisteluun. Tiesin, että Gmailissa on olemassa ryhmätoiminto. Ohje on erittäin helppo ja homma toimii niin kuluttajapuolella kuin myös Google Appsissa. Vasemmasta yläkulmasta valitaan pikkiriikkisen nuolen takaa löytyvä pudutusvalikko ja sieltä Yhteystiedot. Kuinka Google osaakaan kätkeä näitä toimintoja. (Google Appsissa Gmailin paikalla lukee esim. Sähköposti).

Yhteystiedot näkymässä valitaan Uusi ryhmä. Kyseinen valinta ei ainakaan itselläni tullut Google Appsin puolella heti näkyviin, mutta löysin sen, kun vein hiiren vasemman reunan navigoinnin päälle.

Sitten vain ryhmälle nimi ja ryhmän jäsenten lisääminen. Kun jatkossa kirjoitan viestiä, minun ei tarvitse mennä ryhmän luomisen polkua vaan napautan viestin kirjoitustilassa osoitetieto-painiketta ja valitsen haluamani ryhmän.

Tältä näyttää ryhmä (olen poistanut yhteystiedot kuvasta). Tästäkin näkymästä pääsee lähettämään viestin ryhmälle kirjekuoren kuvaa napauttamalla:

Normaalissa sähköpostin kirjoitusnäkymässä napautan Vast. ott. ja valitsen haluamani ryhmän, joko kaikki ryhmän jäsenet tai poimin rastittamalla valintani:

Tämä on pieni asia, mutta toistuessaan suuri. Varsinkin tärkeää on se, että viestit menevät aina kaikille niille, joille niiden kuuluu mennä eikä lähettäminen ole muistin tai sattuman varassa. Tarkkana oleminen siis ryhmän luomisen ja muokkaamisen kohdalla riittää.

Sofistikoituneempaa ryhmäpostitusta voi toteuttaa esimerkiksi Mail Chimpin avulla. Sen ilmaistili riittää perustarpeisiin.

Otan mielelläni vastaan muita vinkkejä sähköpostin sujuvasta lähettämisestä.

Tänään ei ollutkaan eilinen eli miten lisäät Gmail-viestejä Google-kalenteriin

Kävi köpelösti tänään. Elää porskuttelin pitkään iltapäivälle kuvitellen päivämääräksi 3.9. Kirjasin hienosti Annan ja Kaisan Vertaisradion ensimmäisen lähetyksenkin päivämäärälle 3.9 (Vertaisradiosta pian lisää). Ja kävi vähän muutakin hämminkiä. Nykyaikana on tärkeää pysyä oikeassa päivässä ja to-do-listojen tasalla.

Muistin aiemmin liittäneeni Gmail-viestejä Google-kalenteriin Google-tehtävien (Task) kautta ja tehtävälistojakin olin orastavasti yrittänyt käyttää. Remember the Milk kuului joskus Gmail-näkymääni.. Gmailin käyttöliittymä on uudistunut ja Task oli painunut unholaan. Nyt nostin itseäni niskavilloista ja opettelin ajanhallinnan seuraavan tason taidon. Tämä on ihan tosissaan kätevä! Opastus Google-esityksenä ja jaan tämän myös SlideSharen kautta, koska Google-esitykset eivät sujuvasti avaudu IE-selaimilla.

Google-kalenteri, Gmail ja tehtävälistat from arongas

Plussan puolella Google

Tälle kesäkaudelle sijoittui useita Googlen palveluiden uudistuksia ja kokonaan uuden testivaihe.

Gmailin perusleiska vaihtuu kevyeen ja vähäeleiseen. Sama ulkoasu-uudistus on raikastanut myös Blogger-palvelua. Tekstieditori muistuttaa Google-dokumenttia. Hallintasivun ilmekin on niin uusi, että ensin hieraisee silmiä.

Gmailissa voi nyt valita viestinäkymän useista vaihtoehdoista.

Gmailin paras uudistus on viestien perusnäkymän valikoima. Jo aiemmin tuli mahdollisuus seuloa tärkeät viestit (ja Gmail automaattisesti auttaa perusseulonnassa) ja halutessaan valita perusnäkymään tärkeät viestit. Nyt käyttäjä voi valita halutessaan myös perusnäkymän näyttämään ensimmäisinä lukematta olevat viestit tai merkityt viestit.

Gmailin käyttäjältä saattaa helposti jäädä huomaamatta myös kätevä pikku palvelu, joka oli aiemmin erillissovellus Remember the Milk. Nyt se on vakiona ja nimeltään Tasks/Työlistat eli perinteinen to-do-lista. Sähköpostin voi esimerkiksi suoraan merkitä tehtäviin. Työlistoja voi luoda tarpeen mukaan ja jokaisen tehtävän voi myös sijoittaa Google-kalenteriin. Työlistan voi lisätä iGoogleen. Se toimii myös mobiililaitteissa. Ks. lisää Googlen omalta ohjesivulta.

Jänskin somepiirejä pyörittänyt uutuus on moneskohan yritys Googlelta houkutella someilua omaan palveluunsa, viides vähintään: Groups, Orkut, Buzz, Wave. Nyt testikäyttöön avattu Google+ näyttää todella lupaavalta. Ensimmäistä kertaa palvelu on jo testivaiheessa integroitu kelvollisesti Gmailiin, Google-kalenteriin, dokumentteihin ja Picasaan (tulollaan on myös uusi kuvavirtapalvelu Photovine) ja integrointi on parantumassa jo ensi viikolla.

G+ yhdistää Facebookin, Twitterin ja sosiaalisten kirjanmerkkien ominaisuuksia. Listojen ja ryhmien tapaan G+:ssa luodaan piirejä. Saman tuttavan voi liittää useisiin piireihin. Omia viestejä voi julkaista kokonaan julkisesti, piireissä tai yksittäiselle kontaktilleen. Mitään valtiosalaisuuksia ei toki kannata vuodattaa, sillä viestejä voidaan jakaa piiristä toiseen.

G+ ei vaadi seuraamiseen Facebookin tapaan molemminpuolista hyväksyntää. G+:ssa on myös mahdollista seurata henkilöiden lisäksi tiettyä aihepiiriä (Sparks). Aihepiirin voi kiinnittää omaan perusnäkymään. Piirien ja aihepiirien selailu on jo nyt varsin kätevää eli tiettyjä nettiselailun ominaisuuksia on mukana palvelussa.

Arkikäyttö ratkaisee, miten G+ menestyy. Verkottuminen tuntuu olevan nopeaa ja tihentävää. Keskenään tuttavantuttavien kautta löytyvillä on kaikkia aiempia kokemiani palveluita matalampi kynnys lisäillä kontakteja. Itse arvelen, että syksyn tullen työkäyttöpiirit vilkastuvat. Se, mistä palveluista G+-aktiviteetti on pois, jää nähtäväksi. Keskustelua on käyty G+ versus Facebook ja arveltu, ettei G+:lla ole mahdollisuuksia lyödä FB laudalta ja että sillä on mahdollisuuksia ja ettei ole tarvetta keskustella koko asiasta.

Miten sinne G+:aan pääsee? Siten, että joku piireissä oleva kaveri lisää sinut omiin piireihinsä. Lisää aiheesta Diigo-linkkikokoelmastani (ja toki googlaamalla G+ / Google+ tolkuton määrä tavaraa). Toikkasen Tarmon 10 aloitusvinkkiä suositeltavia.

Gmail sorttaa puolestani

Gmail julkaisi mainion uudistuksen: Priority Inbox / Tärkeät postit. Uutukainen tarkoittaa sitä, että sähköpostit eivät ole samanarvoisia. Kuten Google-haku, myös Gmailin haku oppii käyttäjältä, mitkä viestit ovat muita tärkeämpiä. Nyt nämä viestit saa nostettua koko viestivirran kärkeen.

Postia voi myös opettaa kätevien painikkeiden avulla aina, jos se osuu harhaan eli postin voi nostaa tärkeisiin tai pudottaa vähemmän tärkeisiin. Luettuja posteja voi merkitä tähdillä (ja muilla pikkumerkeillä) ja nämä merkityt viestit saa näkymään vähemmän tärkeiden yläpuolella, vaikka ne olisivat luettuja viestejä. Näkymien kokoa voi säätää.

Mobiili-Gmailille voi tehdä pienen tempun, jolla se sorttaa näkyviin tuoreimmat tärkeät viestit samaan tapaan. Temppu tehdään näin: Mene mobiili-Gmailin Inboxiin, kirjoita Search-kenttään (suurennuslasin kuva): label:important in:inbox is:unread Talleta syntynyt hakutulos suosikkeihin. Jos postin lukukertojen välillä ei käy muissa kansioissa tai kirjaudu ulos, näkymä pysyy samana.

Gmailin varmuustoiminnot

Yritin puhelimella ja pätkivällä langattomalla useamman kerran Gmailia lukemaan. Monen tyssäyksen jälkeen jouduin panssariovelle. Järjestelmä pyysi kännykkänumeron, johon sain avauskoodin. Olin aktivoinut Gmailissa turvatoiminnon, joka rekisteröi epätyypillisen aktiviteetin.

En huolestunut, koska arvasin homman johtuneen omista katkenneista kirjautumisyrityksistäni. Varmennus toimi kätevästi. Annoin puhelinnumeroni, sain tekstiviestillä koodin, syötin koodin, pääsin salasanan vaihtosivulle, annoin uuden salasanan ja pääsin postiini.

Latailen juuri Gmailia offline-käyttöön koneelleni. Meni pitkään, ettei tämä toiminto ollut Mac lumileopardissa mahdollinen, mutta nyt Google Gears toimii, mikä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että Firefox-selain ja käyttöjärjestelmä sallivat synkronoinnin ja nopeutetut toiminnot eräiden palveluiden kanssa (kuten Wordpress). En tunne taustatekniikkaa. Mutta siis sähköpostin offline on kohtuullisen ymmärrettävä toiminto. Kätevä.

Pikainen läjä pikkuhuomioita viestikurkistuksista

Säilön tähän kaiken puuhan keskellä muutaman hyvän jutun:

Kindlen on saanut jo joitain aikoja tietokoneelle ja mobiililaitteille. Amazonilta voi ladata paljon ilmaiskirjoja, aloitin Ihmemaan Liisalla. Löytyy jopa ihmisten kokoamia ilmais-Kindle-kirjojen listoja. Yliviivauksia ja muistiinpanoja pitäisi pystyä tekemään, mutta jokin bugittaa vielä sillä kohtaa. Joka tapauksessa mainiota. Oma läppärini on sitä luokkaa (kevyt, pitkä akkukesto, mahtuu olkalaukkuun), ettei ainakaan nykyisiä e-kirjanlukulaitteita vielä tarvitse hankkia. Kindle-tietokirjoja tulee jatkossa varmasti hankittua käsikirjastoon, kulkevat sitten aina mukana. Käyttöliittymä näyttää nyt tältä:

AudioBoo tuli vastaan Tuija Aallon jakaman hauskan äitienpäivä-tarinan kautta. Hänen isänsä siinä muistelee lapsuuttaan vekkulilla pikku tarinalla. AudioBoo mahdollistaa audiotiedostojen jakamisen ja upottamisen. Tällaista on tullut etsittyä. Posterous-blogi toimii ihan kelpoisesti tosin tarpeeseen, Voxopo joihinkin juttuihin, mutta kumminkin valikoimaan sopii.

AudioBoo on aivan huippujuttu! Toimii selaimella, voi lisätä audiotiedostoja tai nauhoittaa. Tilin perustaminen sujui hetkessä. Asensin AudioBoon iPhoneen, mikä sekin oli muutamalla klikkauksella selvä homma. Sunnuntaireporterina nappasin äitienpäivähaastatteluun kissaemo Speden iPhonella, kuvankin sai näppärästi liitettyä mukaan ja haastattelun julkaiseminen tapahtui vauhdikkaasti. Käyttöliittymältä ei voi enää juuri enempää toivoa, aivan huippu! Ja tässä tuo kissaemon äitienpäivähaastattelu (meidän Spedeä luultiin aikoinaan poikakissaksi, kunnes...):



Sitten Rainion Timolta napattu digitaalinen käyntikorttilöytö Dooid... tosin en nyt vielä perustanut itselleni, kun mietin palvelun turvallisuutta, mutta kovasti kehuttu näyttää olevan.

Ollaan myös tässä päivän mittaan toteiltu porukalla, että Google Dokumentit on lunastanut niitä lupauksia, joilla Google Wavea lanseerattiin viime vuonna. Nykyisin on ihan arkea, että sähköpostin sijaan yhteiskehittely laitetaan käyntiin G-dokumenteissa, jaettu kansio on helpottanut tilannetta kovasti. Aloitteen tekijä perustaa ensimmäisen dokkarin ja kutsuu muut siihen, sähköposteissa ei kierrätellä liitetiedostoja. Vielä kun kaikkiin dokumenttilajeisihin saadaan chatti ja keskusteluketju EtherPadin tapaan ja jonkinlainen dropbox-tyyppinen sujuva tiedostojen jako, niin huipputyökalu. Google Wavessa on tänään pähkäilty, että voisiko Wave jo olla yhteistyöstökaluna kelpoinen eikä ihan vielä ole pienen otoksen mukaan, osan mielestä mahdollisesti jatkossa. Google Wave on nykyään integroitavissa Gmailiin, mikä lisää käytettävyyttä. Käyttöliittymäkin on melkoisen mukava, verrattuna Google Dokumentteihin. Mutta silti Dokumentit jyrää vahvasti.

Aamulla tuli havaittua myös mainio integraatioasia. Vastasin kommentoimalla Google Buzzissa ja sama kommentti päivittyi näkyviin myös Google Readerissa. Asiat siis edistyvät. Vähitellen.

Gmailit talteen

Jossain näin muutama aika sitten vilaukselta uutisen (ehkä se oli jokin Googlen blogi tms... joo se oli Gmail-blogi) siitä, että Gmail on mahdollista saada toimimaan tietokoneen sähköpostiohjelman kanssa IMAP-protokollaa käyttäen. POP-yhteyshän on ollut tarjolla jo aikoja, mutta se on huono tarpeeseeni. Haluan varmuuskopion sähköposteista, mutta enimmäkseen käytän postia aina selaimelta ja haluan, että postit löytyvät sieltä.

IMAP mahdollistaa sen, että tietokoneen sähköpostiohjelma ja web-Gmail ovat synkronoituna eli jos teen muutoksia jommassa kummassa, toinen päivittyy (poistan viestejä, kansioin niitä tms.). Toimii hyvin nopeasti ja sujuvasti. Synkronointi onnistuu mm. Outlookin, Thunderbirdin, Apple Mailin ja mobiilien asikasohjelmien kanssa (ks. lisätietoja).

Tämän yhteyden saa viritettyä kun vaihtaa Gmailin kieleksi amerikanenglannin. Varmaankin on tulossa myös suomenkieliseen versioon... Kannattaa huomata, että Googlen palveluissa on eroja selaimen ja kielivalinnan mukaan. Englanninkielisestä Gmailista löytyi äskettäin etsinnässä ollut ryhmächat, jonka voi käynnistää myös suoraan websivulta (>>Launch Google Talk Gadget).

Olen käyttänyt Gmailia nyt vuoden verran. Puolen vuoden kokemuksia kirjasin tänne blogiin. Gmail säästää työaikaani vähintään tunnin vuorokaudessa. Se on ehdottomasti paras webmail. Nyt uuteen kannettavaan on latautunut vuoden mittainen saalis, himpun vajaa 11 000 sähköpostia. Gmailin luokittelut siirtyivät suoraan Macin sähköpostiohjelmaan. Kätevästi kävi. Nyt postit varmuuskopioituna.

Sujuvat välineet, vaivaton tiedonkäsittely. Näistä nauttii.