Kärpäslätkää sähköposteille

Olen kuullut monelta suunnalta tarinoita siitä, kuinka sähköposti haukkaa työaikaa. Asialle voi tehdä paljonkin. Turhauduin itse kahden työn aiheuttamaan sähköpostisumaan. Löysin satunnaisen surffailun harhapolulta IT-ammattilaisen vinkkejä sähköpostituskaan. Otin neuvosta mummon eikä tuskaa ole sen koomin ollut.

Tässä puolen vuoden karkotuskuurin tehovinkit:

• Gmail > jos joku viesti on OIKEIN tärkeä enkä luota Gmailiin for ever, säilön viestin kotikoneen MS Outlookilla (ja varmennekopiolla). Tällaisia viestejä on lopultakin hyvin hyvin vähän (enkä ikinä tulosta sähköposteja). Gmail tarjoaa yli 2 Gigaa säilöntätilaa ja tehokkaan hakusysteemin + viestien lajittelujärjestelmän, joka Todella Toimii. Ohjaan kaikki ohjattavissa olevat sähköpostit Gmailiin ja hyödynnän mahdollisuutta vastata sillä osoitteella, johon lähettäjä viestin lähetti.
• Käytän Google Talk -ohjelmaa, joka kertoo, jos joku viestii minulle (sillä voi myös chattäillä ja jutella). Minä en kyttää viestejä ja keskeytä työtäni kurkatakseni, onko joku laittanut sähköpostia. Poikkeuksena työsähköposti, jota ei saa ohjata minnekään (ARG... tietoturva!) ja jota on pakko kurkkia, mutta teen sen vain aamuin illoin.
• Vältän itse turhien viestien lähettämistä.
• Otsikoin viestit informatiivisesti.
• Kirjoitan lyhyesti: ei kaiken maailman asioita yhteen viestiin (paitsi maailmanparannusjutut ystävien kesken). Kun siltä näyttää, laitan heti lyhyen kuittauksen, että viesti perillä ja kiitos.
  
• MS Outlookissa käytän toistuvien viestien ohjausta suoraan halutuun kansioon.
• Verkkolomakkeilla ja toisarvoisten pakollisten rekisteröintien kohdalla käytän yleensä Luukku-osoitetta.
• Käytän Skypeä.
• Käytän Jaikua.
• Käytän RSS-lukijaohjelmia ja selaimen lukijaa (FeedReader on tosi hyvä niille syötteille, joista haluan heti bongauksen koneella, Flock-selaimen My World on todella kätevä, Outlookiin integroituun intraVnewsiin kerään ne syötteet, jotka haluan säilöä eli esimerkiksi tämän blogin varmuuskopion). Syötteiden avulla tiedän heti, jos jossakin verkkoympäristössä keskustellaan tai ollaan muuten aktiivisia (koskee myös opiskelijoiden blogiportfolioita). Tiedon kyttääminen ei rasita eikä vie aikaa.
• Chattikin on (Trillian, joka juttelee viiden IM:n + IRC:in kanssa), mutta ei sitä juuri koskaan tule avattua.
  

Sähköpostien vahtaamisen sijaan tieto virtaa luokseni ja kun on aiheellista, uin virrassa ja pulputan omat juttuni muiden kuuluville. Ei surise korvissa vaan ympärillä on työrauhaa ja sopivaa läsnä-tunnetta (Jaikulla varsinkin, se on tosi jees!).

Tältä näyttävät FeedReader ja GoogleTalk tietokoneen oikeassa alanurkassa (molemmat antavat myös ponnahdusviestin, kun uutta saapuu):