Viestiviidakkoon sähköpostin muotoiluvinkkejä

Moni meistä tietotyön tekijöistä saa ilon laitella erilaisia kutsuja ja pyyntöjä sähköpostilla. Raivaillessani pienoista sähköpostisumaa, havahduin erääseen asiaan, jota olen yrittänyt opetella vuosien saatossa eli sähköpostiviestin muotoilu niin, että viesti menee mahdollisimman hyvin perille ja lisää vastaanottajan informaatiokuormaa mahdollisimman vähän.

Tässä pari nyrkkisääntöä:

• Jos sähköposti sisältää kutsun tai pyynnön tehdä jotain, laita kutsu tai pyyntö lyhyesti viestin otsikkoon, tapahtumien osalta myös päivämäärä ja kellonaika. 
• EDIT: Kommenttitäydennyksenä vielä vinkki: päivämäärä ja yhteystieto kannattaa kirjoittaa kokonaisena, koska ne voi mobiililaitteella poimi suoraan kalenteriin ja osoitekirjaan.
• Jos otsikkoon mahtuu tapahtuman paikka, niin hyvä, sillä ihmiset hakevat tietoa jälkikäteen viestin otsikosta. Pidä kuitenkin otsikko lyhyenä, häntäosa ei näy useinkaan sähköpostiohjelmassa, mobiililaitteella varsinkaan.
• Ota otsikoinnissa huomioon, että osa sähköpostipostiohjelmista ei tee hakuja viestin sisällön vaan lähettäjätiedon, ajankohdan ja otsikon avulla.
• Jos viestissä on muuta sisältöä, laita kutsu tai pyyntö heti alkuun.
• Jos on useampia asioita, harkitse, onko parempi lähettää kutsu erikseen ja muu viesti omanaan.
• Ihmisille tulee paljon sähköpostia ja he eivät välttämättä lue viestiä, jos otsikko ei kerro sisältöä. 
• Ota huomioon, että kaikki aikuiset ihmiset eivät osaa silmäillä. Lyhyesti ja jäsennellysti kirjoittaminen on vaikeaa, mutta tarpeellista. 
• Jäsentelyn selkiytämisessä voi käyttää väliotsikoita, numerointeja ja pieniä tehosteita, kuten katkoviivoja, isoja kirjaimia harkitusti ja harvoin, ne kuulostavat silmissä huutamiselta.
• HTML-muotoillut viestit ovat hienoja, mutta edelleen joissakin sähköpostiohjelmissa ne eivät näy lähettäjän toivomalla tavalla.

Mediakirjoitustaito medialukutaidon varjossa

Medialukutaidosta on puhuttu kohtuullisen kauan. Vintin siivoilussa vastaan tuli vuodelta -97 uutinen, jossa jo kannettiin huolta aiheesta. Nyt kun meistä kaikista on ainakin periaatteessa tullut lukijoitten lisäksi sisällöntuottajia, olisi ehkä syytä mietiskellä lukutaidon lisäksi kirjoitustaitoja.

Mitä sanoja olisi sopivaa käyttää? Mediateksti voi olla varsinaisen kirjoitetun tekstin lisäksi kuvia, ääntä, animaatiota ynnä muuta. Medialukutaito on paljon muutakin kuin tekstin lukemista. Mediakirjoittaminen ja mediakirjoitustaito voisivat analogisesti olla laveita, laajennetun kirjoitustaidon nimikkeitä.

Google-haku sanalla mediakirjoittaminen tuottaa 105 osumaa (26.7.09), mukana mm. sellainen eksoottinen kuin Helsingin yliopiston folkloristiikan laitoksen mediakirjoittamisen kurssi vuodelta 1995. Sanalla mediakirjoitustaito saalis on hieman tuhdimpi, 392 osumaa, joista kärkeen sijoittuu muun muassa muinainen Vaparetki-blogimme (siellä Merja kommentissaan viittaa Teemu Leinosen kanssa aiheesta käymäänsä keskusteluun).

Vertailun vuoksi aika hyvä rinnakkaisilmaisu mediataju tuottaa 2 700 osumaa, mutta osittain siksi, että on olemassa tuon niminen yritys. Medialukutaito 36 700 osumaa, mikä on aika vähän suhteessa siihen, että mediataito-sana löytyy 27 600 kertaa, mutta tämä selittyy voimassa oleviin opetussuunnitelmiin kirjatusta aihekokonaisuudesta viestintä ja mediataito.

Tietyssä mielessä mediakirjoitustaito voidaan ymmärtää osaksi medialukutaitoa. Silti medialukutaito kiinnittyy liian vahvasti lukemiseen tai seuraamiseen tai vastaanottamiseen. Mediataito on parempi ilmaisu. Silti kirjoitustaitoakin sopii välillä miettiä. Laajemmin kuin verkkokirjoittamisen taitona.

Miksi näitä mietteitä mielessäni? Tuttavan linkkilistalta tuli bongattua Genwi-verkkopalvelu, jossa on helppoa luoda syötteistä koostettu verkkolehti: Greate Your Newspaper! Mutta tuotoksia selatessa aika nopeasti tuli mieleen, että suuri osa syötteitä tuottavaan palveluun kirjoittavista kirjoittaa ilman ajatusta siitä, että kyseinen viesti voi näkyä vastaanottajalle aivan eri ympäristössä kuin mihin se on kirjoitettu. Ehkä sillä ei ole väliä, mutta toisaalta sillä voi olla väliä. Ainakin tärkeää on, että kirjoittaja on tietoinen erilaisista tyyleistä ja siitä, mitä tyylin valinnasta seuraa.

Tuoreessa Aristoteleen kantapää -radio-ohjelmassa puhuttiin siitä, miten paljon edelleen kirjoitamme. Ohjelma oli otsikoitu Kirje, postikortti, tekstari, sähköposti, mese...

Olen muuten sitä mieltä, että kyseiset media-alkuiset taitosanat ovat aika kökkäreitä. Ehkä meillä on tulevaisuudessa selkoisempia sanoja, joilla keskutella aiheesta.