Viestiviidakkoon sähköpostin muotoiluvinkkejä

Moni meistä tietotyön tekijöistä saa ilon laitella erilaisia kutsuja ja pyyntöjä sähköpostilla. Raivaillessani pienoista sähköpostisumaa, havahduin erääseen asiaan, jota olen yrittänyt opetella vuosien saatossa eli sähköpostiviestin muotoilu niin, että viesti menee mahdollisimman hyvin perille ja lisää vastaanottajan informaatiokuormaa mahdollisimman vähän.

Tässä pari nyrkkisääntöä:

• Jos sähköposti sisältää kutsun tai pyynnön tehdä jotain, laita kutsu tai pyyntö lyhyesti viestin otsikkoon, tapahtumien osalta myös päivämäärä ja kellonaika. 
• EDIT: Kommenttitäydennyksenä vielä vinkki: päivämäärä ja yhteystieto kannattaa kirjoittaa kokonaisena, koska ne voi mobiililaitteella poimi suoraan kalenteriin ja osoitekirjaan.
• Jos otsikkoon mahtuu tapahtuman paikka, niin hyvä, sillä ihmiset hakevat tietoa jälkikäteen viestin otsikosta. Pidä kuitenkin otsikko lyhyenä, häntäosa ei näy useinkaan sähköpostiohjelmassa, mobiililaitteella varsinkaan.
• Ota otsikoinnissa huomioon, että osa sähköpostipostiohjelmista ei tee hakuja viestin sisällön vaan lähettäjätiedon, ajankohdan ja otsikon avulla.
• Jos viestissä on muuta sisältöä, laita kutsu tai pyyntö heti alkuun.
• Jos on useampia asioita, harkitse, onko parempi lähettää kutsu erikseen ja muu viesti omanaan.
• Ihmisille tulee paljon sähköpostia ja he eivät välttämättä lue viestiä, jos otsikko ei kerro sisältöä. 
• Ota huomioon, että kaikki aikuiset ihmiset eivät osaa silmäillä. Lyhyesti ja jäsennellysti kirjoittaminen on vaikeaa, mutta tarpeellista. 
• Jäsentelyn selkiytämisessä voi käyttää väliotsikoita, numerointeja ja pieniä tehosteita, kuten katkoviivoja, isoja kirjaimia harkitusti ja harvoin, ne kuulostavat silmissä huutamiselta.
• HTML-muotoillut viestit ovat hienoja, mutta edelleen joissakin sähköpostiohjelmissa ne eivät näy lähettäjän toivomalla tavalla.