Sähköposti sujumaan

Sähköposti vie työelämässä turhaa aikaa. Edelleen moni tahkoaa liian pienen postilaatikon kanssa. Moni sentään osaa jo käyttää jaettuja dokumentteja ja näin on päässyt eroon sähköpostin liitetiedostoiden pyörittelystä.

Kokoamme omassa Ideatarhurit-työtiimissä nyt viisautta sähköpostin kesyttämiseen. Bloggaamme monen hengen voimin kesälomien jälkeen aiheesta. Kerään vinkkejä. Voit kirjoittaa niitä tähän muistioon ilman kirjautumista http://muistio.tieke.fi/p/email.

Pohjakassa eli tämä lukee juuri nyt em. muistiossa:

Ideatarhurit http://ideatarhurit.fi/ järkeistävät omaa työtään ja miettivät samalla yleisemmin, miten oppisimme töissä tekemään töitämme sujuvammin. Nyt kohteena: SÄHKÖPOSTI
Kirjoitamme aiheesta koosteen blogiimme. Mitä sujuvia käytänteitä sinä olet keksinyt sähköpostin sujuvoittamiseen?

Liitännäispalveluita ja sovelluksia:

• http://www.mailboxapp.com/ We redesigned the inbox to make email light, fast, and mobile-friendly. Quickly swipe messages to your archive or trash and scan entire conversations in a chat-like view. It's a whole new inbox.
• http://www.sanebox.com/ SaneBox works on top of your email account. It prioritizes important emails and summarizes the rest. Nothing to download, install or learn – it just works.
• http://www.boomeranggmail.com/: ajasta Gmail

Gmailin virittäiminen:

• Välilehdet: Ensisijaiset, Sosiaaliset verkostot, Tarjoukset, Ilmoitukset > toimii hyvin ihan perusasetuksilla, voi tehostaa siirtämällä haluttuja toistuvia viestejä sopivalle välilehdelle, jos tulee väärälle. Ensisijaisista kannattaa siirtää esim. Ilmoituksiin.
• Labeleitten / tunnisteiden käyttö: Rattaan kuva > Asetukset > Tunnisteet / Labels. Tunnisteet (= "kansio") voi piilottaa näkyvistä ja ne voi asentaa näkymään vain, jos tunnistekansioon tulee uusia viestejä. Tuo viimeinen on todella kätevä, sillä posteille voi laittaa automaattisen suodatuksen, jolloin ne voi ohjata oikean tunnisteen alle suoraan ja vaikkapa arkistoitumaan saman tien, lukemattomat näkyvät kuitenkin niin, että tunnisteotsikko tulee näkyville ja sen perässä näkyy, montako uutta viestiä on lukematta.
• Suodattaminen: edellä kuvatun lisäksi suodattamisessa on lukuisia vaihtoehtoja, joista yksi kätevä on oleellisille mutta ei tärkeille viesteille laittaa ohjaus oikeaan tunnistekansioon ja merkintä luetuksi. Viestit löytyvät hakemalla, kun niitä tarvitsee, mutta eivät kuormita lukemattomien jonossa. Suodatuksen voi laittaa päälle usealla eri tavalla, ks. ohjeita https://support.google.com/mail/answer/6579?hl=fi
• +lisäteksti Gmail-käyttäjänimen lisänä ohjaa viestit omalle tilille tyyliin matti.meikalainen+palveluX@gmail.com, tätä voi hyödyntää esim. käyttäjätunnuksien perustamisessa. Gmail ei myöskään noteeraa pisteitä, joten mattimeikalainen on sama kuin matti.meikalainen tai mattimei.kala.inen. Näitä kahta ominaisuutta voi myös hyödyntää postien suodattamisessa. Ks. http://gmailblog.blogspot.fi/2008/03/2-hidden-ways-to-get-more-from-your.html
• Gmailin lähetystä voi viivästää muutaman sekunnin. Näin ehdit perua lähetyksen, jos se lähtee vahingossa liian aikaisin, väärälle henkilölle tai huomaat heti jonkin virheen viestissä. Rattaan kuva > Asetukset > Yleiset > Kumoa lähettäminen (voit valita ajan 5-30 sek väliltä).
• Postitusryhmän luominen: napauta pienen pientä kuvaketta Gmail / Sähköposti tekstin vieressä vasemmassa ylänurkassa, valitse Yhteystiedot > Luo ryhmä. Anna ryhmälle nimi, lisää henkilöt ja seuraavan kerran, kun haluat lähettää viestin ryhmälle, klikkaa viestin kohderivin sanaa Vast.ott. ja Valitse vastaanottaja: haluamasi ryhmä. Kuvitettu ohje http://opeblogi.blogspot.fi/2015/06/gmail-ryhman-luominen-pieni-suuri-asia.html

Mediakirjoitustaito medialukutaidon varjossa

Medialukutaidosta on puhuttu kohtuullisen kauan. Vintin siivoilussa vastaan tuli vuodelta -97 uutinen, jossa jo kannettiin huolta aiheesta. Nyt kun meistä kaikista on ainakin periaatteessa tullut lukijoitten lisäksi sisällöntuottajia, olisi ehkä syytä mietiskellä lukutaidon lisäksi kirjoitustaitoja.

Mitä sanoja olisi sopivaa käyttää? Mediateksti voi olla varsinaisen kirjoitetun tekstin lisäksi kuvia, ääntä, animaatiota ynnä muuta. Medialukutaito on paljon muutakin kuin tekstin lukemista. Mediakirjoittaminen ja mediakirjoitustaito voisivat analogisesti olla laveita, laajennetun kirjoitustaidon nimikkeitä.

Google-haku sanalla mediakirjoittaminen tuottaa 105 osumaa (26.7.09), mukana mm. sellainen eksoottinen kuin Helsingin yliopiston folkloristiikan laitoksen mediakirjoittamisen kurssi vuodelta 1995. Sanalla mediakirjoitustaito saalis on hieman tuhdimpi, 392 osumaa, joista kärkeen sijoittuu muun muassa muinainen Vaparetki-blogimme (siellä Merja kommentissaan viittaa Teemu Leinosen kanssa aiheesta käymäänsä keskusteluun).

Vertailun vuoksi aika hyvä rinnakkaisilmaisu mediataju tuottaa 2 700 osumaa, mutta osittain siksi, että on olemassa tuon niminen yritys. Medialukutaito 36 700 osumaa, mikä on aika vähän suhteessa siihen, että mediataito-sana löytyy 27 600 kertaa, mutta tämä selittyy voimassa oleviin opetussuunnitelmiin kirjatusta aihekokonaisuudesta viestintä ja mediataito.

Tietyssä mielessä mediakirjoitustaito voidaan ymmärtää osaksi medialukutaitoa. Silti medialukutaito kiinnittyy liian vahvasti lukemiseen tai seuraamiseen tai vastaanottamiseen. Mediataito on parempi ilmaisu. Silti kirjoitustaitoakin sopii välillä miettiä. Laajemmin kuin verkkokirjoittamisen taitona.

Miksi näitä mietteitä mielessäni? Tuttavan linkkilistalta tuli bongattua Genwi-verkkopalvelu, jossa on helppoa luoda syötteistä koostettu verkkolehti: Greate Your Newspaper! Mutta tuotoksia selatessa aika nopeasti tuli mieleen, että suuri osa syötteitä tuottavaan palveluun kirjoittavista kirjoittaa ilman ajatusta siitä, että kyseinen viesti voi näkyä vastaanottajalle aivan eri ympäristössä kuin mihin se on kirjoitettu. Ehkä sillä ei ole väliä, mutta toisaalta sillä voi olla väliä. Ainakin tärkeää on, että kirjoittaja on tietoinen erilaisista tyyleistä ja siitä, mitä tyylin valinnasta seuraa.

Tuoreessa Aristoteleen kantapää -radio-ohjelmassa puhuttiin siitä, miten paljon edelleen kirjoitamme. Ohjelma oli otsikoitu Kirje, postikortti, tekstari, sähköposti, mese...

Olen muuten sitä mieltä, että kyseiset media-alkuiset taitosanat ovat aika kökkäreitä. Ehkä meillä on tulevaisuudessa selkoisempia sanoja, joilla keskutella aiheesta.