Jaettu kalenteri tukee yhteistyötä ja yhteistä oppimista

Vuoden alku on kalentereiden virittämisen aikaa. Kalenterit voivat tukea monin tavoin opiskelua ja työn tekoa. Tämän bloggauksen julkaisin alun perin 10.1.2016 Ideatarhurit-tiimimme blogissa.

Rutiinit keventävät kognitiivista kuormaa. Tiimityöskentelyssä yhteisten rutiinien luomiseen ja muokkaamiseen kannattaa käyttää aikaa, sillä hyvin toimiva rutiini on kuin rasvaa koneistoon.

Olemme omassa tiimissämme käyttäneet jaetua kalenteria sekä jaettuja kelenterimerkintöjä koko ajan. Kun tarkemmin keskustelimme asiasta, huomasimme, että eri ihmisten henkilökohtaiset käyttöliittymät ja toimintatavat pitää sovittaa tarkemmin siihen, miten jaettu työskentely toimii.

Aluksi loimme tiimille oman kalenterin ja merkitsimme siihen yhteiset tapahtumat. Periaatteessa. Huomasimme, että osa noudatti toisaalla syntynyttä rutiinia kutsua jokainen kalenteritapahtumaan eli merkintä syntyikin henkilökohtaiseen kalenteriin tiimikalenterin sijaan. Kutsuun piti myös vastata, jotta se näkyi omassa kalenterissa. Kutsu ei välittynyt välttämättä sähköpostiin, jos tapahtuman lisääjä ei lähettänyt kutsuja. Kaikki eivät myöskään saaneet mobiililaitteellaan toimimaan useiden jaettujen kalentereiden näkymistä. Seurauksena oli se, että osalla kaikki yhteiset kalenterimerkinnät toimivat hyvin, osalla jokin jäi huomaamatta. Kun havaitsimme nämä, päätimme yhteisen käytännön.

Kalenteri on mielikuvissa henkilökohtainen työkalu. Työkäytössä henkilökohtaisuudesta on hyvä luopua osittain. Kalenteri voi nimittäin olla todella tehokas yhteisen työnteon rutiinin tukiranka. Hyvää toimintamallia on syytä viritellä ja säätää. Se, mikä toimii yhdessä kalenterijärjestelmässä, yhdessä tapauksessa ja yhdellä tiimillä, ei toimi toisaalla. Kalenterirutiinien virittelyyn kannattaa käyttää aikaa, sillä kyse on toistuvasta toiminnasta. Viikoittainen ajansäästö kertautuu ajan myötä merkittäväksi.

Millaisia hyviä kalenterikäytänteitä sinä olet oppinut?

Kuvassa muutama Ideatarhuri-tiimissä havaittu viisaus hyvän kalenterimerkinnän tekemiseen Google-kalenterissa.

Napauta kuvaa, saat sen näkyville suurempana.

Gmail-ryhmän luominen: pieni suuri asia

Nyt tulee käytännön vinkki. Postitan työkseni erilaisille kokoonpanoille sähköposteja. Käytän tunnisteita eli sähköpostin kansiointia. Nappaan postitusryhmän vanhasta viestistä, jonka löydän helposti tunnisteen avulla.

Erilaisissa hankkeissa olemme keränneet yhteystiedot taulukkoihin, mutta taulukon käyttämisessä on ongelmia ryhmäpostin lähettämisessä: ryhmän osoitteiden kopiointi on kömpelöä (pitää avata dokumentti, kopioida ja kaikkien osoitteiden pitää olla täysin oikein) ja ryhmädokumentin ajan tasalla pitäminen on ongelma, usein myös yhdestä organisaatiosta toivotaan kaikki viestit tietylle ihmiselle vaikka yhteyshenkilöitä olisi useita.

Joskus kauan sitten käytin sähköpostilistan luomiseen Google Groupsia, mutta se on hiukan sekava käyttää.

Nyt kyllästyin osoitteiden poimimiseen ja muisteluun. Tiesin, että Gmailissa on olemassa ryhmätoiminto. Ohje on erittäin helppo ja homma toimii niin kuluttajapuolella kuin myös Google Appsissa. Vasemmasta yläkulmasta valitaan pikkiriikkisen nuolen takaa löytyvä pudutusvalikko ja sieltä Yhteystiedot. Kuinka Google osaakaan kätkeä näitä toimintoja. (Google Appsissa Gmailin paikalla lukee esim. Sähköposti).

Yhteystiedot näkymässä valitaan Uusi ryhmä. Kyseinen valinta ei ainakaan itselläni tullut Google Appsin puolella heti näkyviin, mutta löysin sen, kun vein hiiren vasemman reunan navigoinnin päälle.

Sitten vain ryhmälle nimi ja ryhmän jäsenten lisääminen. Kun jatkossa kirjoitan viestiä, minun ei tarvitse mennä ryhmän luomisen polkua vaan napautan viestin kirjoitustilassa osoitetieto-painiketta ja valitsen haluamani ryhmän.

Tältä näyttää ryhmä (olen poistanut yhteystiedot kuvasta). Tästäkin näkymästä pääsee lähettämään viestin ryhmälle kirjekuoren kuvaa napauttamalla:

Normaalissa sähköpostin kirjoitusnäkymässä napautan Vast. ott. ja valitsen haluamani ryhmän, joko kaikki ryhmän jäsenet tai poimin rastittamalla valintani:

Tämä on pieni asia, mutta toistuessaan suuri. Varsinkin tärkeää on se, että viestit menevät aina kaikille niille, joille niiden kuuluu mennä eikä lähettäminen ole muistin tai sattuman varassa. Tarkkana oleminen siis ryhmän luomisen ja muokkaamisen kohdalla riittää.

Sofistikoituneempaa ryhmäpostitusta voi toteuttaa esimerkiksi Mail Chimpin avulla. Sen ilmaistili riittää perustarpeisiin.

Otan mielelläni vastaan muita vinkkejä sähköpostin sujuvasta lähettämisestä.

Googlen palveluiden turvaominaisuuksia

Säpsähdin eilen. Kaksi omituista asiaa tapahtui perätysten, toinen Google Drivessa ja toinen Gmailissa. Oliko joku kaapannut modeemini? Millään muulla keinoin kukaan ei olisi päässyt profiilillani tekemään omituisia tekoja. Sen päättelin nopeasti.

Säpsäytys sai koluamaan entistä syvemmin Googlen kuluttajapalvelun turvaominaisuuksia. Näitä voin suositella kaikille, joille Google on vähäistä laajemmassa käytössä.

Gmailin osalta ensimmäinen tarkistus ovat tilille kirjautumiset ja avoinna olevat yhteydet. Nämä pääsee tarkistamaan rullaamalla tietokonenäytöllä Gmail-sivu alas ja klikkaamalla painiketta "Viimeinen toiminta tällä tilillä: Tiedot". Avautuva ikkuna näyttää, millä laitteella ja millä selaimella Gmail-tiliä on käytetty. Kaikki muissa laitteissa mahdollisesti avoinna olevat istunnot voi sulkea napin painalluksella. Järjestelmän voi myös laittaa vahtimaan epätavallista toimintaa. Ikkunassa on myös kerrottu oman tietokoneen IP-osoite. Jos epäilet jotain outoa tapahtuvan, kirjaudu ulos muista istunnoista ja kirjaudu myös ulos kaikista mobiililaitteiden Gmaileista. Tarkkaile tilannetta.

Vaikka tililläsi ei olisi tapahtunut mitään omituista, kannattaa käydä raksimassa käyntiin ilmoitusasetus: Näytä varoitus epätavallisesta toiminnasta. Se oli minulla päällä. Tiliä ei oltu käytetty vieraasta IP-osoitteesta.

Seuraavaksi on syytä tarkistaa, millaista toimintaa omalla Google-tilillä on ollut. Jokaisen Google-palvelun oikeassa yläkulmassa on oma profiilikuva. Jos et ole lisännyt valokuvaasi, se on vaalenansinisellä pohjalla oleva valkoinen pää. Klikkaa profiilikuvaa ja sanaa Tili. Siirry Tietoturva-sivulle. Avaa Uusimmat tapahtumat. Sivu näyttää mm. Google-tilille kirjautumiset, salasanan vaihdot, kirjautumisyritykset väärällä salasanalla. Jos uusimmissa tapahtumissa on jotain omituista, on syytä huolestua ja ensimmäiseksi vaihtaa salasana.

Olen hyvän aikaa sitten ottanut käyttöön Googlen (ja muutaman muun keskeisen verkkopalvelun) kaksivaiheisen vahvistamisen. Se tarkoittaa sitä, että en itse (eikä kukaan salasanani varastaja) pääse kirjautumaan tililleni ilman tarkistuskoodia. Koodeja voi tulostaa 10 kappaletta, ne voi pyytää tekstiviestillä tai voi käyttää Authenticator-sovellusta. Siltä varalta, että tarkistuskoodi pitää tilata puhelimeen ja puhelin varastetaan, kannattaa antaa järjestelmään jonkun läheisen puhelinnumero. Kaksivaiheinen vahvistaminen (tai tunnistautuminen) toimii monissa verkkopalveluissa. Itse suosittelen sitä käyttöön kaikkiin palveluihin, joissa on omaa informaatiota paljon tai rahaliikennettä. Puhelinnumeron antamista monet arastelevat, mutta olen arvioinut hyödyn potentiaalista haittaa suuremmaksi.

Kaksivaiheinen vahvistaminen tekee itselleni vierailla koneilla kirjautumisen omalle tililleni hankalaksi. Pidän tätä hyvänä asiana. Tietoturvan vuoksi.

Viime keväältä alkaen Googlen Tili-osiosta on päässyt arkistoimaan ja lataamaan omia verkkosisältöjään. Eilen tuli tehtyä tämäkin operaatio. Pelkkä Gmail yli 6 Gt. Eli sama oma profiili: Tili ja sieltä Tietojen hallintatyökalut. Kohdasta Lataa tiedot: Valitse ladattavat tiedot. Voit valita kaikki, sillä jokaisesta palvelusta pakataan oma zip-tiedosto. Pakkaaminen kestää, mutta palvelu ilmoittaa sähköpostiisi, kun on valmista. Tätä kautta saat siis esimerkiksi kaikki Gmail-sähköpostisi ja koko Google Drive -sisältösi varmuuskopioitua.

Verrattuna esimerkiksi Facebookiin, Googlen turvallisuusominaisuudet ovat selkeitä ja helppoja käyttää. Facebookistakin voi ladata omat sisällöt, kaksinkertainen varmennus onnistuu ja tietoturva-asetuksia voi säätää tiukalle.

Salasana on tärkeä. Jokaisessa palvelussa erilainen. Apuvälineitä on olemassa salasanoihin. Itse epäilen kaikki-yhden-takana -järjestelmiä. Vaihdoin Googlen salasanani 23 merkkiseen, jonka muistan helposti ulkoa (ja piilotin totaalisen muistikatkon varalle kotiini itselleni helppoon mutta muuten vaikeaan paikkaan liimalapulle kirjoitettuna). Jos salasanassa on 16 merkkiä tai yli, sen murtaminen on hyvin hankalaa.

Säpsäykseni osoittautui kaikkien tarkistusten jälkeen vääräksi. Looginen syy löytyi oudoilta näyttäneille toiminnoille. Silti oli aika hyvä säpsäys.

Tänään ei ollutkaan eilinen eli miten lisäät Gmail-viestejä Google-kalenteriin

Kävi köpelösti tänään. Elää porskuttelin pitkään iltapäivälle kuvitellen päivämääräksi 3.9. Kirjasin hienosti Annan ja Kaisan Vertaisradion ensimmäisen lähetyksenkin päivämäärälle 3.9 (Vertaisradiosta pian lisää). Ja kävi vähän muutakin hämminkiä. Nykyaikana on tärkeää pysyä oikeassa päivässä ja to-do-listojen tasalla.

Muistin aiemmin liittäneeni Gmail-viestejä Google-kalenteriin Google-tehtävien (Task) kautta ja tehtävälistojakin olin orastavasti yrittänyt käyttää. Remember the Milk kuului joskus Gmail-näkymääni.. Gmailin käyttöliittymä on uudistunut ja Task oli painunut unholaan. Nyt nostin itseäni niskavilloista ja opettelin ajanhallinnan seuraavan tason taidon. Tämä on ihan tosissaan kätevä! Opastus Google-esityksenä ja jaan tämän myös SlideSharen kautta, koska Google-esitykset eivät sujuvasti avaudu IE-selaimilla.

Google-kalenteri, Gmail ja tehtävälistat from arongas

Google-dokumenttien järjestelmällinen käsittely

Satuttiin juttelemaan vanhan kamuopettajan kanssa Google-dokumenteista ja siitä, miten ovat mainioita opiskelijatöiden ohjaamisessa, kun voi kommentoida ja työstää. Eikä ole vanhaa pulmaa erilaisten tiedostomuotojen avaamisen kanssa. (AVO-hankkeen diasarja Google-dokumenttien käyttöönotosta.)

Harmituksena oli, että Google Drivessa ei ole samaa selkeyttä hallinnoida omaa työpöytää, mitä ennen.

Tässä kolme vinkkiä. Ensinnäkin dokumentit voi järjestää kansioon ja pitää ne sillä tavalla ojennuksessa. Toisekseen dokumentteihin voi lisätä tähden, jolloin kaikki tähdellä merkityt saa ylläpidossa yhteen näkymään, valikon Tähdelliset. Kun dokumentti on käsitelty, tähden voi napauttaa pois. Tähden löytäminen voi olla vaikeaa, se on hallintonäkymässä tiedostonimen edessä ja dokumentissa tiedostonimen perässä, hyvin hyvin haalealla.

Kolmas vinkki on avata valikkonäkymää Drivessä. Sieltä löytyy piilosta Toiminta-näkymä, joka muistuttaa hyvin paljon sitä, miltä Google-dokumenttien hallintanäkymä näytti ennen Drive-päivitystä. Tässä näkymässä esillä ovat viimeksi päivitetyt tiedostot.

Alla olevassa kuvassa Toiminta-näkymä sekä kehystettynä, mistä Tähdelliset-näkymän löytää ja mistä hallintonäkymässä tähtien lisääminen tapahtuu (klikkaa kuvaa, näet sen suurempana).

Tässä vielä vinkki siihen, mistä tähden lisäämisen löytää dokumentista, aikamoista piiloleikkiä, eikö vain:

Google-dokumenttien jakaminen ja julkaiseminen

Google-dokumentit tarjoavat kätevän tavan tuottaa yksin ja yhdessä tekstejä, laskentataulukoita, lomakkeita, diaesityksiä, piirroksia ja vähän muutakin. Näitä dokumentteja voi julkaista myös nettiin: joko verkkosivuina, upotettavina dokumentteina, kommentoitia tai ilman kirjautumista onnistuvaa yhteiskirjoittamista varten.

Dokumenttien julkaiseminen verkkosivuina tai upotettavina dokumentteina on upea ominaisuus. Tässä toiminnossa on harmillisesti ollut viime aikoina pieni kupru: aina kun Google-dokumenttien käyttöliittymä uudistuu merkittävästi, internetiin jakaminen menee pois päältä.

Viime vuoden puolella Google-esitys päivitettiin ja sen seurauksena vanhimmalla käyttöliittymällä luotujen esitysten verkkoon jakaminen sulkeutui. Kävimme esimerkiksi töissä urakalla läpi kaikki verkkoon jaetut esityksemme (työkalupakki somepalveluiden aloitusopasteita), mikä sinänsä oli hyvä urakka esitysten tsekkaamisen kannalta. Omia nettiin jaettuja esityksiäni en ole vieläkään ehtinyt käydä kaikkia avaamassa uudelleen.

Google-dokumenttien sisäinen chat päivittyi viime perjantaina (26.4.13). Asiakirjojen ja esitysten sisällä yhteiskirjoittajat voivat chattäillä keskenään. Chat muuttui Gmailin ja Google+:n kaltaiseksi. Samalla poistui anonyymien käyttäjien mahdollisuus osallistua chattiin (ainakin tässä vaiheessa). Anonyymit käyttäjät saivat yhteiskäyttäjien näyttöön sivun oikeaan yläkulmaan arvotun eläinhahmon.

Google-asiakirjan yhteiskäyttäjät ja chat 26.4.13 päivityksen jälkeen.

Arvelen, että chatin päiväittäminen on edelleen kesken, koska toiminto on nyt hieman epälooginen. Vaikka linkin kautta anonyymisti dokumenttia editoivat saavat oman eläinhahmon, he eivät voi osallistua chattiin. Nyt on myös poistettu ominaisuus, jossa näkyi, kuka on avannut dokumentin, kenellä se on auki ja kuka on poistunut dokumentista. Tämä ominaisuus on ollut yhteiskirjoittamisen sparraajalle erittäin hyödyllinen.

Anonyymeille yhteiskirjoittajille arvotaan hassuja eläinhahmoja Google-asiakirjassa.

Tämän chat-uudistuksen myötä kävi myös sama kuin viime vuonna Google-esityksen isossa uudistuksessa: verkkoon jakaminen sulkeutui. Hyvin harmillista.

Tässä pieni diaesitys siitä, miten Google-dokumentin voi jakaa linkin avulla toisille editointia varten ja miten dokumentin voi julkaista verkkosivuna saataville ja miten saa verkkoon julkaistun dokumentin upotuskoodin.

Kirjoitamme ilmiöpohjaisen oppimisen opasta

Ilmiöpohjainen oppiminen on edennyt haaveista käytäntöön. Käytännön kokemuksista kootaan nyt AVO-hankkeen toimesta pientä opasta.

Oppaassa esitellään, mistä on kysymys, miten ilmiöpohjaista oppimista suunnitellaan ja toteutetaan, miten se näyttäytyy oppijan, opettajan tai koulunhallinnon näkökulmista, millaisia aineistoja ja ympäristöjä käytetään, millaisia tuotoksia tuotetaan, miten oppimisprosessin aikana syntynyttä osaamista tunnistetaan ja tunnustetaan.

Sinäkin voit tulla mukaan kirjoittamaan.

Tutustu kirjoitusprosessin toteutuspaikkaan (Google-sivusto), sieltä löytyy lyhyt kuvaus tavoitteista ja kuinka toimitaan. Pienikin panos on arvokas. Opas julkaistaan Creative Commons BY-SA -lisenssillä, mikä kaikkien kirjoittajien on hyvä syynätä ensimmäiseksi.

AVO on tuottanut kollektiivisesti kirjoitettuja oppaita aiemminkin:

• Viisautta blogin käyttöön
• Viisautta wikin tekoon
• Viisautta mobiilin käyttöön

Nyt on meneillään Ilmiöoppaan lisäksi kirjoitusprosessi: Viisautta virtuaalimaailmoihin ja lisättyyn todellisuuteen.

Päätimme toteuttaa ilmiöoppaan Google-sivustolla, kuten mobiilit. Muissa oppaissa tuotantopaikkana on ollut Wikikirjasto. Saatamme siirtää oppaan 31.5.13 valmistuvan version Wikikirjastoon, katsotaan nyt, kuinka hyvältä näyttää.

Pidimme maanantaina 11.2. ensimmäisen luonnostelusession. Käytimme näppärää Trelloa alustavan sisällysluettelon luomiseen (kuva alla). Tunnin Skype-palaverin tuloksena meillä oli sisällysluettelon lisäksi sovittu tuotantoprosessin kaikki oleelliset kehykset.

Trello sopii lyhyeen ideointisessioon ja asioiden jäsentelyyn. Sarakkailla voidaan prosessoida vaiheesta toiseen ja soveltaa vaikkapa tuplatiimin tai tulevaisuusverstaan toimintamalleja. Trello on kuin liimalappuseina, paitsi että liimalapuilla voi tehdä käteviä asioita, kuten kirjoittaa taustalle lisää aiheesta, lajitella värikoodeilla, siirrellä, äänestää ja kommentoida. Palvelu näyttää, kuka on tehnyt mitäkin. Ainakin meidän sessiossamme synkronointi sujui vaivatta. Kaikki näkivät reaaliajassa, mitä seinällä (board) tapahtui.

Perustin Google-sivuston ja käytin valmista mallipohjaa, joka oli projektin toteutukseen sopiva. Opin valmiin pohjan kanssa käyttämään muutamia uusia juttuja. Huomasin esimerkiksi, että Google Ryhmät on uudistunut. Otammekin kirjoitusprosessin ajaksi käyttöön sähköpostittelun sijaan keskusteluryhmän, jolloin viestintä pysyy yhdessä paikassa.

Google-ryhmän hyvänä puolena on, että siihen on helppo liittää uusia jäseniä. Viestit välittyvät sähköpostiin, tiheyttä ja tapaa voi jokainen säätää sopivaksi, vaihtoehtoja on muutamia. Ryhmä toimii myös mobiililaitteilla. Katsahda Google-ryhmien esittelysivulta lisätietoja. Ryhmää voi käyttää myös postituslistan tapaan.

Bloggerista muutama muisto ja tuoreet ohjeet

Löysin blogit elokuussa 2004. Kirjoitin eWSOY:lle Verkko-oppimisen taidot -aineistoa. Sain suunilleen aivotäräyksen ja maailmaan valkeni uusi ulottuvuus. Piti uida monta ympyrää Kotijärvessä, että ideamylläkkä päässä laantui. Ensimmäisen bloggaukseni kirjoitin 9.8.04 Blogger-blogiin, joka oli siirtynyt 2003 Googlen katraaseen.

Blogger-blogeja on tullut vuosien varrella luotua lukuisia, niistä eloisin tämä Opeblogi, joka alkoi etäesitelmän liitännäisenä huhtikuussa 2006. Tuolloin etäesitelmässä Tampereelle kokoontuneille kirjastolaisille kerroin blogien lisäksi syötteistä. Tänäkin syksynä on harmiteltu somekoulutuksiin osallistuneiden kanssa, miten hitaasti syötteet ovat tulleet tutuiksi. Tässä ensimmäinen etäesitelmäni diasarja, ikää siis kuusi ja puoli vuotta:

Blogien opetuskäyttö 5.5.2006 from arongas

Tallensin tuota esitelmää varten tämän blogin varhaisversion, jonka laatimisen olin aloittanut 13.4.06. Tuo versio on saatavilla. Blogin kupeessa oli silloin pieni kartta, joka ei nykyään toimi, ohita siis ilmoitus, joka ensimmäisenä tulee vastaan eli tämä Opeblogi sellaisena, kuin se oli 5.5.2006. Tein myös minuutin mittaisen tiiserivideon (aivan hirveää katsottavaa) kyseiseen koulutukseen osallistuville. Blogien opetuskäytöstä pyydettiin koulutuksia tihenevään tahtiin, joten kokosin myös pienen wikin blogien opetuskäytöstä (luotu 14.6.06).

Muisteluksia riittäisi vaikka kuinka. Mutta otsikon asiaan: kokemusta Bloggerblogista on kertynyt reippaat 8 vuotta. Koskaan mitään ei ole kadonnut. Kaikki on edelleen saatavilla. Kerran Bloggerin muutosrumbassa tämä Opeblogi oli pari päivää jollakin ihmeellisellä sulkulistalla, mutta siitä selvittiin sujuvasti. En tiedä, oliko joku vahingossa liputtanut blogini epäsopivaksi vai oliko kyse jostakin teknisestä häikästä. Ylläpito palveli. Kymmenien Blogger-blogien kanssa siis vuosien kokemuksella pelkkää hyvää sanottavaa. Helppo ja toimintavarma. Mikään ei tietenkään ole ikuista.

Blogger on edelleen suosittu blogipalvelu. Koulutustarpeisiin päivitin tänään Bloggerin perusoppaan, jota saa käyttää lisenssin mukaisesti ja jos lisenssi miellyttää (CC BY-SA 3.0), oppaan sisältöjä pääsee myös päivittämään ja täydentämään (ks. ohje dialta 2).

Kuinka otan varmuuskopion Blogger-blogista?

Otsikon kysymys on tullut vastaan pariltakin suunnalta. Nykyisin monet hankkeet dokumentoivat toimintaansa blogiin. Pieni huoli väreilee mielessä: hankkeiden dokumentteja tulee säilyttää useita vuosia ja muutenkin, entäs jos Blogger lopetetaan? Palvelu toki on Google-nimisen jättilaisen huomassa ja tällä hetkellä bisnes kukoistaa, mutta eihän mikään ole ikuista.

Varmuuskopiot ovat aina paikallaan. Tässä siis ohje Bloggerin varmuuskopiointiin. Aiheesta myös Bloggerin omissa ohjeissa:

Eli mene blogin asetuksiin:

Valitse Asetuksista kohta Muu ja valitse sieltä Vie blogi:

Ja sitten vain Lataa blogi:

Google Drive on hyvä, mutta... minne menivät kanssani jaetut fileet?

Viimeisetkin mohikaanit siirretään Google Dokumenteista uuteen pilvipalveluun eli Google Driveen. Sinällään muutos ei ole suuren suuri, paitsi dokumenttien hallintanäkymän osalta. Vanha versio oli kuin Windows XP:n resurssinhallinta. Kansiot olivat nätisti hierarkiassa sen mukaan kuin niitä loit ja kanssasi luodut kansiot löytyivät klikkauksen takaa samalla logiikalla.

Siirtyminen Google Driveen lähtee siitä, että vain sinun omat tiedostosi ja kansiosi näkyvät omassa Drive-näkymässäsi. Kanssani jaetut tiedostot ja kansiot tulevat kyllä hakemalla esiin, mutta miten saada ne myös hakemistonäkymään? Palvelu kyllä neuvoo, eikä homma ole periaatteessa vaikea, mutta käytännössä takkuinen.

Olen tämän asian neuvonut nyt jo monelle työkaverille, joten jakaminen lienee avuksi vielä parille muulle. Tämän asian voi tehdä myös raahaa-tiedosto/kansio-konstilla, mutta se on hidasta ja vaatii huolellisuutta.

Kun avaat Driven, oletuksena Oma drive sisältää kaikki sinun itse luomasi tiedostot ja kokoelmat eli kansiot. Google ei tunnu tietävän, kumpaa nimitystä se käyttäisi, molempia vilahtelee ristiin. Perusidea lienee, että sama file voi olla monessa kokoelmassa eli tässä mielessä kokoelma on laajempi kuin tietokoneilta tuttu dokumenttien kansiointi.

Kanssani jaetut dokumentit / kansiot / kokoelmat eivät sitä vastoin sisälly omaan Driveen. Ne pitää tuoda sinne erikseen. Palvelu auttaa käyttäjää ainakin nykyisin hakemistovalikon linkillä: Minne jaetut kansioni menivät? Linkki ohjaa lisäopastukseen, joka kertoo, että käyttäjä voi siirtää jaetut kohteet Omaan driveen. Opastus antaa ymmärtää, että minulle jaettuja tiedostoja tai kansioita voisi siirtää yksitellen Omaan driveen. Tämä ei ainakaan tällä hetkellä onnistu napsauttamalla. Raahaaminenkin on hankalaa, jos ei osaa mennä kanssani jaetut dokumentit -näkymään, joka siis tapahtuu hakemistoss aklikkaamalla kohtaa Jaettu minun kanssani (Shared with me). Sieltä yksittäisiä tiedostoja ja kansioita voi siis siirtää Omaan driveen raahaamalla, ei napsauttamalla.

Jos haluat siirtää kaikki kanssasi jaetut tiedostot ja kansiot Omaan driveen, ruksita ylin valintaruutu listauksen päällä, rivillä lukee Nimi (tai englanniksi Title). Kun olet laittanut rastin, yläbanneriin ilmestyy toimintopainikkeita ja siellä on linkki: Lisää Omaan driveen.

Kun jatkossa klikkaat auki Oma drive -hakemiston, olet taas samassa näkymässä kuin vanhassa käyttöliittymässä. Kun synkronoit Driven kotikoneellesi, varmuuskopion ottaminen kaikista tiedostoista on entistä helpompaa, kopioit vain Google Drive -kansion, kopio kannattaa tietenkin nimetä niin, että tiedät kopion ajankohdan.

Huomaa vielä, että voit ohittaa Google Driven synkronoinnin tietokoneen kanssa tai voit synkronoida Driven useammalle koneelle tai mobiililaitteelle. Jos lopetat synkronoinnin yhden tilin kanssa ja haluat synkronoida jonkin toisen tilin, tyhjennä ensin tietokoneelta Google Drive -kansio, sen on oltava tyhjä synkronoinnin alkaessa.

Vaikka Google Drive ilmoittaa, että tallennustilaa on 5 Mt, se koskee ainoastaan ladattuja tiedostoja ei siis Google Dokumentteja eikä sinulle jaettuja tiedostoja. Samoin Google+ Valokuvia (ent. Picasa) koskee rajaton lataus (sisältäen max 15 minuutin videot) eikä se siis kasvata tuota 5 Mt kapasiteettia.

Eli Google Driven jaettujen tiedostojen ja kansioiden siirtäminen Omaan Driveen vielä kuvina (klikkaamalla kuvia saat ne näkyviin täysikokoisena).

1. Minne jaetut kansioni menivät?

2. Valitse kaikki Minun kanssani jaettu -tiedostot ja kansiot.

3. Lisää Omaan driveen.

Valokuvatila täyttyi Bloggerissa, mitä teen?

Suora mobiilibloggaus tai käsittelemättömien kuvien käyttäminen blogimerkinnöissä saattaa Blogger-blogissa johtaa siihen, että blogin oma kuvatila 1 Gt täyttyy. Ratkaisuna on joko opetella pienentämään kuvakokoa esimerkiksi tekemällä kuvasta ruutukaappaus ja käyttämällä tätä ruutukaappausta blogissa.

Bloggerin kohdalla on myös mahdollisuus käyttää Google Valokuvia, jotka olivat aiemmin nimellä Picasa Valokuvat. Nyt Picasa on integroitu Google+ -palveluun eli tämä palvelu pitää ottaa käyttöön. Sen jälkeen Blogger-blogin kautta on suora pääsy Google Valokuviin. Bloggerissa lukee edelleen valokuvan lisäämislaatikossa Valitse tiedosto Picasa-verkkoalbumeista, mutta kyse on siis samasta asiasta kuin Google+ -palvelun kautta avautuva Valokuvat.

Google+-ohjeissa lukee, että valokuvielle on rajaton tallennustila (myös alle 15 minuutin videot).

Tässä vielä ruutukaappauksina selostus:

Vie kuvia Google+ Valokuvat: vie hiiri Kuvat-kuvakkeen päälle, klikkaa Lisää kuvia ja lataa haluamasi kuvat.

Kun olet ladannut kuvat ja ryhdyt bloggaamaan, kuvan lisäämisen kohdalla valitse Picasa-verkkoalbumeista, pääset selaamaan lisäämiäsi kuvia.

MindMeisterin ja Google Driven yhdistäminen

Sosiaalisen median palveluiden ongelmana on ollut sirpaleisuus. Palvelu siellä, toinen täällä ja jokaiseen omat käyttäjätilit. Yhdistäminen on pitänyt tehdä erilaisilla kikkapoo-virityksillä. Nyt suuntana on palveluiden yhdistely.

Eräs ilahduttava yhdistelmä on miellekarttapalvelu MindMeister, jonka voi nyt kytkeä Google Driven kanssa. Yhdistäminen täytyy tehdä molemmissa palveluissa: MindMeisterissa: My Account > Apps ja Google Driven hallintanäkkymässä Luo > Lisää > Hanki lisää sovelluksia. Kerrallaan yhdistettynä voi olla yksi MindMeister-tili, joka ei tarvitse olla luotu samalla Google-tunnuksella, jolla yhdistettävä Drive toimii. MindMeistrissa voi vielä laittaa päälle miellekarttojen synkronoinnin Driven kanssa, joilloin miellekartat näkyvät Google Driven hallintanäkymässä. Niitä voi tämän jälkeen myös hakea Driven hakutoiminnoilla. Driven haku on todella tehokas ja ulottuu myös dokumenttien sisältöihin.

Kun klikkaat ylimmäistä suurennuslasiriviä, haku kohdistuu tiedostojen sisälle.

MindMeisterin omat Google Drive -ohjeet ovat kuvituksineen hyvin havainnolliset. Voit siirtää mm. Driveen myös aiemmin luomiasi miellekarttoja. Kun yhdistäminen Googlen kanssa on tehty, MindMeister-karttaan voidaan liittää Google-dokumentteja ja kutsua Google-kontakteja yhteistyöhön. MindMeister mahdollistaa karttojen editoinnin yhteistyössä joko kutsuttujen henkilöiden kanssa tai avoimesti.

MindMeister on muutenkin uudistunut. Nyt voi mm. luoda suoraan miellekartalta Prezi-tyylisen diaesityksen. Hieno ja udotettu uudistus on se, että yhden keskussolun kartasta voi irrottaa soluja samaan näkymään. Lue uudistuksista lisää MindMeisterin blogista.

Uudet ominaisuudet toimivat ilmaistilillä, jossa on mahdollista luoda tai työstää kolmea karttaa. Jotta pääsee ilmaistilillä tekemään useita karttoja, vanhoja pitää siirtää talteen esimerkiksi omalle koneelle.

Ohje, kuinka yhdistää MindMeister ja Google Drive:

Mikä Google-kalenterin vitsi avoimissa hankeverkostoissa?

Kollegani Kaisan kanssa olimme tiistaina opastamassa opettajaryhmää sosiaalisen median palveluiden hyödyntämiseen omassa työssään. Yhtenä esittelykohteena oli Google-kalenteri. Kommenteissa kyseltiin, mikä idea Google-kalenterin käyttämisessä on, kun koko oppilaitoksen henkilökunta käyttää intranetin kalenteripalvelua.

AVO-hankkeessa tutkimme ja kehitämme avointen oppimisverkostojen organisointia ja toiminnan mahdollistamista. Olemme monta vuotta opetelleet itse asioita, joita opetamme muille. Ajanhallinta on eräitä hankalimmin systematisoitavia asioita toimijaverkostossa. Kokoan tähän nyt listan käytännössä koeteltuja etuja, joita yhteisen kalenterin käyttämisestä syntyy.

Olen kokeillut erilaisia kalenteripalveluita. Google-kalenterin monipuolisuus on vakuuttava.

Eri kalentereiden synkronointi

Hankeverkostoissa on tyypillistä, että toimijat ovat useista organisaatioista. Heillä on työn puolesta erilaisia sähköisiä kalentereita tai ei laisinkaan sähköistä kalenteria. Google-kalenterin voi synkronoida kalenterijärjestelmien kanssa, jotka tukevat iCalendar-muotoa.

Kaikki kalenterit yhdessä kalenterissa

Monen hankeverkostoissa toimijan työnkuva jakautuu osahankkeisiin, jopa työtehtäviin usean työnantajan palveluksessa. Yhden ryhmän kanssa käytetään yhtä yhteistä kalenteria, toisen ryhmän kanssa toista. Jossakin projektissa ylläpidetään sekä ulkoista että sisäistä kalenteria. Google-kalenterissa on mahdollista yhdistää kaikki itseä koskevat kalenterit samaan kokonaiskalenteriin. Kalenterit voi erotella väreillä ja niiden näkymistä omassa kokonaiskalenterissa voi säätää itse. Google-kalenteria pitää siis lähtökohtaisesti ymmärtää usean kalenterin summana.

Kalenterien jakaminen

Jokaisen kalenterin voi jakaa rajatulle käyttäjäjoukolle (sisäinen kalenteri) ja julkaista myös avoimesti saataville linkin kautta tai verkkosivulle upotettuna (ulkoinen kalenteri). Muille käyttäjille jaettaessa kalenterin käyttöoikeuksia voi säätää. Toiselle voi antaa pelkän katseluoikeuden tai laajemmat muokkaus- tai hallinnointioikeudet. Verkkosivuille upotettavan kalenterin ulkoasua voi säätää helppokäyttöisen editorin avulla.

Kollegoiden kanssa voidaan jakaa myös henkilökohtaisten Google-kalentereiden varattu-näkymät eli työkaverit eivät näe, mitä toisen kalenterissa lukee, mutta näkevät, koska toinen on vapaa ja koska varattu.

AVO-hankkeen ulkoinen kalenteri upotettuna verkkosivulle.

Kalenterimerkinnän noukkiminen omaan kalenteriin

Jaetusta kalenterista kalenterimerkinnän voi liittää omaan Google-kalenteriin. Tämä oli vuosia sitten omien opiskelijoitteni esittämä toive Google-kalenterin käyttämiseen. Kun kalenteri on jaettu avoimeen verkkoon, kuka tahansa voi kopioida kalenterimerkinnän omaan kalenteriinsa.

Toimijajoukko merkitsee tapahtumia samaan kalenteriin

Henkilökohtaiseen kalenteriin vain minä merkitsen tapahtumia. Toimijaverkostossa ja työyhteisössä jaettuun kalenteriin voi jokainen osakas merkitä tapahtumia. On tärkeää luoda vastuutuksen rutiini: jos joku hoitaa tiettyä tapahtumaa, hän myös tekee kalenterimerkinnän. Vastuuvuoroa voi myös kierrättää.

Muistutusten lisääminen ja kalenterikutsut

Kalenterimerkinnän voi lähettää kutsuna tapahtuman osallistujille. He saavat tiedon sähköpostitse. Kutsutuille osallistujille voi antaa myös laajennetut oikeudet yksittäisen tapahtuman muokkaamiseen ja uusien osallistujien kutsumiseen, jos niin halutaan. Ja tämä onnistuu, vaikka kutsutuilla ei muuten ole käyttöoikeuksia kalenteriin.

Muistutuksen voi tilata monella tavalla: ponnahdusviestinä (näkyy jos olet muistutuksen aikaan koneella tai mobiililaitteen Google-kalenteri on aktiivisena), tekstiviestinä tai sähköpostina. Tekstiviestimuistutus vaatii oman kännykän yhdistämisen Google-käyttäjätunnukseen. Muistutuksen voi ajastaa haluamallaan tavalla.

Jos muokkaa tapahtumaa, voi muokkauksesta lähettää automaattisen sähköpostitiedotteen kaikille tapahtumaan liitetyille henkilöille.

Kalenterimuistutukset noudattavat aikavyöhykeasetuksia. On siis tärkeää tarkastaa, että kalenterin aikavyöhyke on asetettu oikein (GMT +02:00 Helsinki). Aikavyöhykkeen valinta löytyy kalenterin oikean yläkulman ratassymbolin takaa: Asetukset > Kalenterit > Kalenterin tiedot.

Tapahtuman tiedot

Tapahtuman lisääminen on helppoa. Klikataan haluttua päivää ja lisätään tarpeelliset tiedot. Tapahtuman voi merkitä koko päivän tai useamman päivän tapahtumaksi tai tiettyjen kellonaikojen välille. Kun tapahtumapaikkaan laitetaan osoite, paikka yhdistyy Google karttaan. Itse lisään tapahtuman tarkempaan kuvaukseen kaikki tapahtumakutsun tiedot, jolloin tietoja ei tarvitse etsiä sähköpostin syövereistä. Hankeverkostoissa käytetään nykyisin paljon etäpalavereita. Etäpalaverin toteutusohjeet ja esim. verkko-osoite kannattaa aina liittää tapahtumailmoitukseen, koska paikka on olellinen tieto, jota osallistuja etsii.

Synkronointi mobiililaitteisiin

Kun Google-kalenterit on synkronoitu mobiililaitteeseen, kulkee kalenteri ja muistuttaja aina mukana. Karttalinkit saa nopeasti aukaistua reittiohjenäkymään. Mobiililaitteeseen saapuva tapahtumamuistutus on ainakin itseni kaltaiselle flow-tilaan uppoajalle kullanarvoinen.

Hyödyistä huolimatta toimijaverkostossa rutiinien kehittämisen haaste

Niin hieno kuin Google-kalenteri onkin ominaisuuksiltaan, olemme todella pitkän tien kautta viimein pääsemässä omassa toimijaverkostossamme hyvään kalenterin yhteiskäyttörutiiniin.

Asioita sovitaan kovin helposti suullisesti ja sähköpostilla, mutta jaettuun kalenteriin vienti on heikko kohta. Kalenterimerkintä mielletään henkilökohtaiseksi asiaksi.

Nykyisin olemme jo noin 70 % rutiinissa eli melko monet kahden tai useamman väliset tapaamiset merkitään asianomaiseen kalenteriin. Hankeverkostollemme lähtee yhteisesti koottu viikkotiedote maanantaisin klo 12 jälkeen. Tiedotteesta vastaava on saanut kunniatehtävän tarkistaa, että kaikki tiedotteeseen liitetyt kalenterimerkinnät ovat myös Google-kalentereissa.

Hankeverkostossa oleellista on tietää, kenelle mikäkin tapahtuma jaetaan. Olemme laatineet Google-laskentataulukkoon yhteystietojen listauksen, josta kalenterimerkinnän tekijä voi halutessaan laittaa muistutukset kaikille, joita asia koskee.

Periaatteessa kaikki kalenterit on jaettu ihmisille, joita kukin kalenteri koskee. Tämäkin ideaali on vielä vaiheessa. Hankeverkosto elää ja yhteystietolistan ajantasaisena pitäminen vaatii toimenpiteitä. Joku Muu on huono hoitamaan asioita. On siis tärkeää jakaa vastuunakit nimetyille henkilöille ja luoda toimiva rutiini. Ja vaikka sellainen olisi luotu, pitää aika ajoin tarkistaa, toimiiko rutiini.

Opasteita:

• Googlen omat kalenteriohjeet
• Google+ -tapahtumat yhdistyvät Google-kalenteriin
• AVO-hankkeen diasarja: ensiaskeleet Google-kalenterin käyttöön.
• Opasvideo Google-kalenterin perusjutuista (vanha käyttöliittymä, samat ominaisuudet toimivat edelleen, meikäläinen ruutukaappausvideolla näyttää, kuin toimii, 6 min).

Google+ integroitui Google-kalenterin kanssa

Google+ täytti kesällä vuoden. Merkkipäivä ei aiheuttanut kuhinaa, kuten ei kyseinen palvelukaan enää. Google+ näyttää olevan vakaasti kehitettävien Google-tuotteiden linjalla. Ominaisuudet rikastuvat. Mielenkiintoinen ja käyttökelpoinen uutukainen on Google+ Tapahtumat.

Google+ Tapahtuman voi luoda joko tilapäivityksen yhteydessä tai Tapahtumat sivulta. Teemakuva tai oma kuva yksilöi kauniisti tapahtuman. Tapahtumasta voidaan keskustella ja siihen voi liittää kuvia, joista voi koostaa kuvaesityksen. Android-sovelluksella kuvavirtaa voi lähettää suoraan tilanteesta.

Hieno ominaisuus on tuo otsikossa mainittu. Kun luo Google+ Tapahtuman, se siirtyy automaattisesti omaan (ja kutsuun vastanneiden) Google-kalenteriin.

Viikon kuluttua pidämme lomalta palanneiden työkavereitteni kanssa ensimmäisen maanantai-hangoutin. Tein siitä tapahtuman ja laadin samalla pienen kuvasarjan (voit täydentää, muokata ja käyttää lisenssin mukaan).

Autuus: Google-dokumentit ja hangout

No nyt se Google jymyjutun lykkäsi. Hangoutiin eli verkkovideojutteluun saa nyt avattua Google-dokumentin editoitavaksi. Meidän AVO-hankkeen toisistaan kaukana oleva tiimi kokoontui tänään työstämään Vinkkiverkon suurta kokoomaurakkaa. Kas näin työ eteni:

1. Niina laittoi Yammeriin eli sisäiseen chattiin viestin, että nytpä olisi viikko-hangout. Olin unohtanut, hyppäsin mukaan.
2. Hangout oli uudistunut mainitulla tavalla. Testasimme tositoimessa uutuutta. Työstimme lyhyessä hetkessä nelisiltään verkostoviestin, wikin navigoinnin, etusivun linkkilistan, toimintastrategian. Kaikki kirjattiin yhteiseen Google-dokumenttiin viikkopalaverien muistioon.
3. Napsittiin kuin turistit kuvia uudesta työtilasta.
4. Meillä oli koko ajan sekä hauskaa että älykästä. Äly tuli siitä, että yhdistimme osaamistamme. Kun Pauliina selitti ja viittelöi, mitä pitäisi saada wikiin aikaan, Niina oli jo taikonut homman toimimaan ja kaikki opimme taas uuden ominaisuuden wikistä. Hauskuus tuli siitä, että yhdessä tekeminen hyvin keskenään toimeen tulevien kesken nyt vaan on aina hauskaa. Välillä lörpötellään sivuasioita ja sitten taas loikataan pääasioihin.

Hengailtiin naamakkain etätyökavereitten kanssa

Elokuun ensimmäinen aamu alkoi kuin tuoreilla koululaisilla, uusi aapinen käpälissä, vaikka vielähän oikeilla koululaisilla on lomaa. Tunnelma vain muistutti. Tapasimme lomilta keräytyvän työporukan kanssa Google+:n hangoutissa eli juttelimme kasvotusten netin kautta.

Yhteys kulki Hämeenlinnan, Miehikkälän, Jyväskylän ja Lempäälän välillä – kaikki viisi noviiseja. Pieniä ensikertalaistyhmyyksiä sattui itselleni; olisi saatu vielä Kaarina ja Tamperekin mukaan, mutta mokasin. Tekemällä oppii ja jakelen tässä pari mokaa muille vinkiksi.

Hangoutin ohella työstimme yhteistä muistiota.

Teknisesti viiden hengen videoyhteys toimi yllättävän hyvin. Ääni oli erityinen ilon aihe, sillä monissa verkkovideojärjestelmissä ensimmäinen vartti kuluu äänen säätämiseen. Mukaan liittyjät pompsahtivat näkyville pienen äänimerkin säestyksellä. Suuri kuva seurasi äänessä olijaa kohtuullisen nopeasti. Vähän oli pientä häiriötä, pari lyhyttä langalta tipahtamista, mutta muutoin tunnin yhteinen työskentelytovi sujui mukavasti.

Miksi hangout? Siksi, että halusimme hankkia käyttökokemusta, testimielellä. Tavoitteemme on pitää joka maanantai linja auki piipahteluille. Videoyhteys tuo elävyyttä. Kirjoitamme yhteistyöhetken muistion jaettuun dokumenttiin. Tunti on sopiva aika. Pieni agenda on hyvä olla. Mietin, että vetovuoroa olisi myös hyvä kierrättää. Jonkun on hyvä johdatella, vaikka jutellen rönsyily antaa tilaa harharetkille ja ideoinnille.

Miten siis teknisesti? Joku käynnistää hangoutin ja kutsuu piirin tai ihmiset. Hangoutin voi käynnistää myös Goolen chatistä tai lähettämällä käynnistämisessä saamansa linkin ihmisille. Hangoutilla ei ole isäntää, joten aloittaja voi poistua kesken kaiken. Kutsuttuja voi olla enintään 25 ja yhteen hangoutiin mahtuu kerralla 10.

Osallistujilla pitää olla G+-tili. Tässäpä sitten itse tumpeloin. Ohjeetkin tuli luettua vasta ensikäytön jälkeen, toinen moka, mutta kukas niitä ohjeitä muka lukee. Kutsuin oman Työkaverit-piirin. Piirissä oli ihmisiä, joita olin lisäillyt nimellä ja osa lisätyistä ei ollut Google-käyttäjätilejä ja ihmiset olivat luoneet G+-profiilinsa eri osoitteella. Huomasin myös jälkikäteen, että Työkaverit-piirissä oli useamman työyhteisön jäseniä, erittelinkin jälkeen päin projektikohtaisesti.

Hangoutin lämpiö.

Kun hangoutin avaa, saapuu lämpiöksi nimitettyyn verkkotilaan. Jos ei ole Google video-chattiä aiemmin käyttänyt, saa opastusta lisäosan asentamiseen. Palvelu tukee tuoreehkoja selainversioita ja vain Chromea, Firefoxia ja Exploreria. Linux-käyttöjärjestelmää ei tueta.

Rupattelun aikana voi mykistää oman äänen tai videon. Chattäily on mahdollista. Headsetin tai nappiluurien käyttöä suositellaan. Erikoisuus, jolla on varmasti käyttöä, on mahdollisuus katsoa yhdessä YouTube-videoita.

Googlen omat selkeät ohjeet kannattaa vilkaista. Teknisiä tietojakin löytyy. >> Googlen hangout-ohje.

Survival kit: Google+

Pääsin työmaille tovereita varhemmin: kas keltanokille nopeammat vihreät niityt. Sivusilmällä tuli muutenkin silmäiltyä kesän mielenkiintoisinta some-uutukaista, Google+:aa. Mitä sitten lomalta palaajan olisi hyvä ensi hätiin uutukaisesta ymmärtää? Hyviä opasteita on jo monta, listaan muutamia tämän kirjoituksen loppuun.

Sähköpostiin on saattanut tulla kutsuja, kun ihmiset ovat lisäilleet Google+ eli lyhyesti G+ -piireihin sinut. G+:ssa ei ole ryhmiä (ainakaan vielä), ei kanavia (ainakaan vielä), eikä sinne voi vielä liittyä ilman kutsua (kiitos tämän kohdan korjauksesta Sun äitis). Meneillään on ennakkotestausvaihe, ei vielä edes kuuluisa beta. G+ toimii kuin kirkastettu Facebookin ja Twitterin sekasikiö.

G+:aa voi hyvin käyttää sähköpostin vähentäjänä ja sähköpostimuistutuksiakin voi rastitella asetuksista pois, jos muuten käyttää selaimella Googlen palveluita tai asentaa lisäosia (jotka siis vielä toimivat välillä ja välillä eivät).

Kontakteja voi seurata ilman, että kontakti hyväksyy seuraamisen, siis kuten Twitterissä. Piireillä voi halutessaan luokitella ihmisiä ja tämä luokittelu auttaa sekä omaan julkaisemiseen (julkaisu vain rajatulle piirille) että seuraamiseen. Huomata sopii, että rajatulle piirille julkaistun voi toinen julkaista edelleen, ellei erikseen ole julkaisusta napauttanut päälle viestikentän oikean laidan minimaalisen pienen pudotusvalikkonuolen takaa edelleen julkaisemisen estoa päälle.

G+ on parhaimmillaan avoimena areenana ja piireillä tuntuisi olevan järkevämpää seuloa sisään tulevaa viestivirtaa kuin ulos lähtevää.  Makuasia, itse koen näin.

Selainlaajennoksia Chromelle on jo jonkin verran ja mobiiliversiot Androidille (kehuttu) sekä iPhonelle (kelpo). Toiminnoissa vielä epävakautta.

Samaan syssyyn ovat uudistuneet käyttöliittymät monissa Googlen palveluissa ja aika monissa toimii jo kapea musta yläbanneri, jossa muutaman pikselin punainen yläviiva näyttää, missä palvelussa ollaan ja oikeassa laidassa on pikkuinen ruutu, joka ilmaisee G+:n tuoreet tapahtumat. Selkeästi suunta on Googlen palveluiden keskinäistä integrointia kohti. Esimerkiksi G-Talk eli chat toimii mainiosti G+:ssa.

Isohkoja uudistuksia on jo tullut ja tulossa kuvien (ja videoitten) julkaisuun. Googlen kuvapalvelu Picasa pelittää jo nyt notkeasti G+:ssa ja odotettavissa on edistysaskeleita (tuore monipuolinen valokuvaamisen ammattilaisen bloggaus aiheesta).

Google hankki jo 2007 Marratechin videokonferenssipalvelun ja siitä lähtien on odoteltu, että milloin ja mitä. Google Talkiin videoyhteys tuli, oliko pari vuotta aikaa. Mutta nyt G+ tarjoaa herkkua, Hangoutin. Käyttäjä voi avata oman videokameransa ja kaverit voivat hengailla mukaan rupattelemaan. Tyyliin kahvipöytäjutustelua tai kuten vekkulisti in english nykyään ilmaistaan 'watercooler conversation'.

Jaikun (jonka Google osti 2007) jälkiä näkyy ainakin iPhonen G+-sovelluksessa, jossa on muutamista somepalveluista, kuten Brightkite, tuttu ominaisuus eli maantieteellisesti läheltä laitettujen viestien näyttäminen. Meillä näkyy kiintoisasti Leningrad Oblast lähialueviestivirtana ja kylläpä rajan takana ja tällä puolenkin, Haminan Lepikönrannassa, näkyypi kyrillinen stream.

G+n koekäyttöaika ajoittui lomakaudelle eikä asiaa hehkutettu Waven tyyliin isosti. Omaan some-elooni ei ole osunut vastaavaa kokemusta. Ihmiset kontaktoivat tutuntuttuja, G+ tukee laajennetuilla piireillään tätä yhden askeleen päässä olevien potentiaalisten tavoittamista. Edellisiä yritelmiä selvästi paremmin G+ tukee ihmisten luontaista tuttavustumista ja kuulolla oloa, satunnaistia kohtaamisia ja kaveeraamisia.

Työkäyttö tuntuu soljuvan notkeasti, vaikka harmi kyllä, vielä ei ole tagejä eli viestien sisällön määrittelyä, käytössä. Paljon ominaisuuksia on varmasti vielä tulollaan, mutta tällaisenaan G+ on todella lupaava. Ja toki, ilman pärjää, mutta itse toivon hartaasti, että G+ on moniaistisesti ja tiedonkäsittelyä tukien renki työhommiin ja ohessa maitolaituri kepeään keksimiseen ja hengailuun.

Hyviä pikajohdatuksia suomeksi, näillä vähintään pääsee hyvään alkuun ja G+:ssa saa kysellä, kaverit jeesivät eteenpäin:

>> Googlen omat ohjeet
>> Tarmo Toikkanen: 10 vinkkiä Google+:n käyttöön
>> Harto Pönkä: Google+ panee käyttäjät taggaamaan toisiaan piireihin
>> Tuija Aalto: Näin saat hangoutista enemmän irti
>> Tuija Aalto: Ei kiirettä Google Plussan käyttöönotolla
>> Janne Junttila: Google+ ei ole Facebook
>> Kit Seeborg: 6 slideshows to get you started with Google+
>> Jaana Nyström: Päivittyvä starttiopas Google+ -käyttäjille
>> Outi Lammi: Google+, ensivaikutelmia

>> Diigo-linkkikokoelmani
>> Diigo-linkit kaikilta

Share&Learn, osa 1: Tiedonhankinta oppimisen perusasia

Perinteiset tiedonhankintamenetelmät toimivat edelleen: toiset ihmiset, kirjat, lehdet, koulut, kurssit ja niin edelleen. Tiedonhankinta osana oppimista ei ehkä ole saanut riittävästi huomiota. Tiedonhankinta on muuttunut digitaalisen, verkottuneen ja sosiaalisen median aikakaudella. Opettelemmeko sitä kunnolla? kiinnitämmekö huomiota käteviin menetelmiin? Mediakriittisyys ei ole ainut asia, johon tiedonhaussa ja sen opettamisessa tulisi kiinnittää huomiota.

On paljon aloja, joissa ajankohtaisin ja havainnollisin aineisto löytyy netistä. En halua vähätellä kirjojen ja artikkeleiden arvoa. Rakastan kirjoja ja sormeni syyhyävät niiden kimppuun. Nykymaailmassa tarvittavan tiedon määrä on suuri eikä nopeasti vanhenevaa tietoa kannata painaa ja vaikka sitä painetaankin, on syytä kysyä, kannattaako painotuotteita ostaa ja säilyttää kotona, varsinkaan kun painotuotteista ei pysty hakemaan tarvitsemaansa tietoa nopeilla hakutoiminnoilla. Kirjastot pystyvät hankkimaan vain pienen osan tarjonnasta. Kaukolainat ovat hitaita ja kalliita (jos eivät asiakkaalle niin järjestelmälle).

Osuva ja tilanteessa tarjolla oleva lisäinformaatio rikastaa oppimista. Muistijälki on rikkaampi, jos opittavan asian ollessa mielessä, etsitään lisätietoa. Oppiminen virittää aiempaa muistitietoa. On eri asia, jos lisätieto tulee päivän tai viikon kuluttua. Muistijälkeen saattaa olla jo syntynyt vääristymää, kytkennät vanhojen tietojen kesken voivat olla heikkoja.

Yksi tiedonhaun arvokas ulottuvuus on siis nopeus.

Toinen arvokas ulottuvuus, vielä tärkeämpi, on oikeellisuus.

Miten hakea oikeaa tietoa, jos ei tiedä asiasta riittävästi entuudestaan? Sosiaalinen media tuottaa ulkoa katsoen informaatiovyöryn, mutta itse asiassa syvemmällä tapahtuu paljon informaation luokittelua, arviointia, jakelua ja muuta järjestämistä. Myös nykyiset hakukoneet auttavat tiedonhaun osuvuudessa.

Hakutoimintoja voi tehostaa pienillä keinoilla. Esimerkiksi Googlessa on mahdollisuus käyttää tarkennettua hakua. Haun hienosäätöjä ovat muun muassa + ja - merkit, lainausmerkit, tähti, site: -haku yms.

Pikkutietoa, josta muutamat opiskelijani olivat ylen tyytyväisiä: Googlen hakukenttää voi käyttää taskulasakimen tapaan, merkkeinä - + * /. Lisää pikkuvinkkejä Googlen hakukentän lisäominaisuuksista. Lisäoppia  interaktiivisesta Google Guide -oppaasta. Hakutaitoja voi testailla Google Quiz -sivulla.

Hyvä olisi, jos Googlella olisi tiedonhaussa kilpailijoita ja toisaalta palvelun kohtuullisen stabiili tila on monille helpotus. Verkkopalveluiden kilpailusta seuraa jatkuvia muutoksia, jotka rasittavat monia ihmisiä.

Toki hakupalveluita löytyy pilvin pimein. Itse olen tallettanut kirjanmerkkeihin muutamia. Kuvahaut ovat mielenkiintoisia. Kasvojentunnistus osoittaa koneellisen kuvahaun nerokkuuden. Itse kävin loman aikana muutamassa tunnissa omalta koneeltani läpi yli 20 000 kasvokuvaa ja nimesin sukulaiset ja ystävät. Apuna oli Picasan sovellus ja sen kasvotunnistus, joka oppii työn edetessä. Luokitelluista kuvista saa Picasalla myös hauskoja kollaaseja. Laitoin yhteen kaikki omat naamakuvani (1468) ja äidin naamakuvat (126). Vaikka olemme monissa kuvissa kovin saman näköisiä, kollaasi paljasti eron kasvojen muodossa.

Eräs tiedonhaun merkittävä piirre onkin ajankäyttö ja ihmisen työtaakan vähentäminen.

Kuvahaun kehittyminen on yksi esimerkki siitä, miten hakutoiminto muuttuu sulavaksi kumppaniksi ihmiselle. En olisi voinut kuvitella järjestäväni 20 000 valokuvaa ilman koneellista apua muutamassa tunnissa.

---

Tämä kirjoitussarja toimii oppisisältönä AVO- hankkeen koulutuksissa. Sarja perustuu Erik Qualmanin Socialnomics-kirjan ja Jane Hartin Share&Learn-kurssiaineiston virittämiin ajatuksiin
Share&Learn | Groups | 30 ways to use social media to work and learn smarter (Summer Group) | Courseware

Plussan puolella Google

Tälle kesäkaudelle sijoittui useita Googlen palveluiden uudistuksia ja kokonaan uuden testivaihe.

Gmailin perusleiska vaihtuu kevyeen ja vähäeleiseen. Sama ulkoasu-uudistus on raikastanut myös Blogger-palvelua. Tekstieditori muistuttaa Google-dokumenttia. Hallintasivun ilmekin on niin uusi, että ensin hieraisee silmiä.

Gmailissa voi nyt valita viestinäkymän useista vaihtoehdoista.

Gmailin paras uudistus on viestien perusnäkymän valikoima. Jo aiemmin tuli mahdollisuus seuloa tärkeät viestit (ja Gmail automaattisesti auttaa perusseulonnassa) ja halutessaan valita perusnäkymään tärkeät viestit. Nyt käyttäjä voi valita halutessaan myös perusnäkymän näyttämään ensimmäisinä lukematta olevat viestit tai merkityt viestit.

Gmailin käyttäjältä saattaa helposti jäädä huomaamatta myös kätevä pikku palvelu, joka oli aiemmin erillissovellus Remember the Milk. Nyt se on vakiona ja nimeltään Tasks/Työlistat eli perinteinen to-do-lista. Sähköpostin voi esimerkiksi suoraan merkitä tehtäviin. Työlistoja voi luoda tarpeen mukaan ja jokaisen tehtävän voi myös sijoittaa Google-kalenteriin. Työlistan voi lisätä iGoogleen. Se toimii myös mobiililaitteissa. Ks. lisää Googlen omalta ohjesivulta.

Jänskin somepiirejä pyörittänyt uutuus on moneskohan yritys Googlelta houkutella someilua omaan palveluunsa, viides vähintään: Groups, Orkut, Buzz, Wave. Nyt testikäyttöön avattu Google+ näyttää todella lupaavalta. Ensimmäistä kertaa palvelu on jo testivaiheessa integroitu kelvollisesti Gmailiin, Google-kalenteriin, dokumentteihin ja Picasaan (tulollaan on myös uusi kuvavirtapalvelu Photovine) ja integrointi on parantumassa jo ensi viikolla.

G+ yhdistää Facebookin, Twitterin ja sosiaalisten kirjanmerkkien ominaisuuksia. Listojen ja ryhmien tapaan G+:ssa luodaan piirejä. Saman tuttavan voi liittää useisiin piireihin. Omia viestejä voi julkaista kokonaan julkisesti, piireissä tai yksittäiselle kontaktilleen. Mitään valtiosalaisuuksia ei toki kannata vuodattaa, sillä viestejä voidaan jakaa piiristä toiseen.

G+ ei vaadi seuraamiseen Facebookin tapaan molemminpuolista hyväksyntää. G+:ssa on myös mahdollista seurata henkilöiden lisäksi tiettyä aihepiiriä (Sparks). Aihepiirin voi kiinnittää omaan perusnäkymään. Piirien ja aihepiirien selailu on jo nyt varsin kätevää eli tiettyjä nettiselailun ominaisuuksia on mukana palvelussa.

Arkikäyttö ratkaisee, miten G+ menestyy. Verkottuminen tuntuu olevan nopeaa ja tihentävää. Keskenään tuttavantuttavien kautta löytyvillä on kaikkia aiempia kokemiani palveluita matalampi kynnys lisäillä kontakteja. Itse arvelen, että syksyn tullen työkäyttöpiirit vilkastuvat. Se, mistä palveluista G+-aktiviteetti on pois, jää nähtäväksi. Keskustelua on käyty G+ versus Facebook ja arveltu, ettei G+:lla ole mahdollisuuksia lyödä FB laudalta ja että sillä on mahdollisuuksia ja ettei ole tarvetta keskustella koko asiasta.

Miten sinne G+:aan pääsee? Siten, että joku piireissä oleva kaveri lisää sinut omiin piireihinsä. Lisää aiheesta Diigo-linkkikokoelmastani (ja toki googlaamalla G+ / Google+ tolkuton määrä tavaraa). Toikkasen Tarmon 10 aloitusvinkkiä suositeltavia.

Jänskästi kätketty reitti Google-dokumenttien varmuuskopiointiin

Oletko varmuuskopioinut Google-dokumenttisi? Jos et, voin kertoa, että se käy todella helposti. Tosin jutun toteuttaminen vaatii innostusta avaimen kätkentä -leikkiin. Jos et halua menettää iloa, älä lue enempää vaan etsi itse, sieltä se löytyy! En edes laita kuvaa tähän vaan linkin taakse. Itse näytän tykkäävän välillä näistä etsimisistä.

Google-dokumenteista saa yhteen ainoaan zippiin kaiken, mikäli kaikki mahtuu kahteen gigaan. Itselläni on tolkuton määrä tiedostoja Google-dokumenteissa – niitä oli kertynyt 1076, yhteensä 735,1 Mt. Teen miltei kaikki dokumentit siellä. Hippasen alkoi arveluttamaan, että pitäisi olla fyysisesti itselläkin kaikki tallessa ja tietysti vielä parissa paikassa. Niinpä etsin konstin, jolla sain kaiken omalle koneelleni (ja toisellekin).

Näin varmuuskopiointi käy (ehkä on muitakin reittejä, kertokaa, mutta ei tämäkään ole mutkikas, kun tietää). Siis käyttöliittymäsivulla kursori minkä tahansa tiedoston tai kokoelmakansion päälle. Tiedoston tai kokoelman perässä näkyy pikkunuoli, jota klikkaamalla saa näkyville valikon. Valikon saa myös näkyviin hiiren kakkosnäppäimellä. Valitse toiminto: Download (suomenkielisessä jotain vastaavaa). Ehdottaa kyseisen kohteen lataamista. Valitse taustalla oleva välilehti All items. Valitse, missä muodossa haluat ladata. Huomaa, että jos valitset Open Office -muodon, se lataa Esitykset PDF:nä. Voit myös ladata vain valitsemasi tiedostotyypit valitsemalla pudotusvalikosta muiden tiedostomuotojen skippaamisen.

Koska konvergointi kestää tovin, palvelu ehdottaa, että se lähettää sähköpostiisi tiedon, kun pakkaus on valmis. Sähköpostiin tulee latauslinkki, joka on voimassa kolme päivää. Samalla linkillä on helpppo ladata kopiot useampaan paikkaan. Tosi kätevää! Ja sitten tietenkin hyvä muistaa myös koneen varmuuskopiointi säännöllisesti.

Tässä vihjekuva edelliseen.