Google-dokumenttien järjestelmällinen käsittely

Satuttiin juttelemaan vanhan kamuopettajan kanssa Google-dokumenteista ja siitä, miten ovat mainioita opiskelijatöiden ohjaamisessa, kun voi kommentoida ja työstää. Eikä ole vanhaa pulmaa erilaisten tiedostomuotojen avaamisen kanssa. (AVO-hankkeen diasarja Google-dokumenttien käyttöönotosta.)

Harmituksena oli, että Google Drivessa ei ole samaa selkeyttä hallinnoida omaa työpöytää, mitä ennen.

Tässä kolme vinkkiä. Ensinnäkin dokumentit voi järjestää kansioon ja pitää ne sillä tavalla ojennuksessa. Toisekseen dokumentteihin voi lisätä tähden, jolloin kaikki tähdellä merkityt saa ylläpidossa yhteen näkymään, valikon Tähdelliset. Kun dokumentti on käsitelty, tähden voi napauttaa pois. Tähden löytäminen voi olla vaikeaa, se on hallintonäkymässä tiedostonimen edessä ja dokumentissa tiedostonimen perässä, hyvin hyvin haalealla.

Kolmas vinkki on avata valikkonäkymää Drivessä. Sieltä löytyy piilosta Toiminta-näkymä, joka muistuttaa hyvin paljon sitä, miltä Google-dokumenttien hallintanäkymä näytti ennen Drive-päivitystä. Tässä näkymässä esillä ovat viimeksi päivitetyt tiedostot.

Alla olevassa kuvassa Toiminta-näkymä sekä kehystettynä, mistä Tähdelliset-näkymän löytää ja mistä hallintonäkymässä tähtien lisääminen tapahtuu (klikkaa kuvaa, näet sen suurempana).

Tässä vielä vinkki siihen, mistä tähden lisäämisen löytää dokumentista, aikamoista piiloleikkiä, eikö vain:

Opetusalan hankkeilta heruu julkista hyvää

Kun 2004 ensimmäistä kertaa tutustuin opetusalan kehittämis- ja koulutushankkeiden maailmaan, elettiin aikaa, jolloin kaikki julkaistiin visusti suljettujen nettiovien takana tai mieluiten painotuotteina. Avoimet verkkosivut olivat harvassa, verkostoja ei juuri ollut ja tvt-kehittäjäihmiset matkustivat lentokoneilla, junilla ja autoilla Helsinkiin verkottumaan keskenään.

Iloisena nyt huomaa, miten hankkeet jakavat yhä systemaattisemmin tuotoksiaan. Jakamisessa käytetään joskus jopa Creative Commons -lisenssejä ja näin saatetaan kertaalleen julkisesti rahoitettu yhteiseksi hyväksi ensisijaista kohderyhmää laajemmalle joukolle.

Olen ihaillut, miten selkeästi ja systemaattisesti PAOK-hankkeen Matleena Laakso julkaisee diaesityksiä. Hänen kokoamissaan diaesityksissä kannesta löytyy kaikki oleellinen tieto ja viimeisessä diassa vielä selostetaan CC-lisenssin suomat oikeudet selkokielellä. Kansi ja viimeinen dia toistuvat aina samanlaisina. Esityksistä muodostuu sarja, jonka tunnistaa.

Myös meidän töissä AVO-hankkeessa (AVO = avoimet verkostot oppimiseen, ESR-rahoittajana) olemme pyrkineet toteuttamaan systemaattisuutta diaesitysten julkaisussa. Olemme laatineen sosiaalisen median hyödyntämisen kynnyksiä madaltamaan opasteita, jotka auttavat ensiaskeleitten ottamisessa.

Samaa mallia on pidetty myös pedagogisten vinkkiesitysten kanssa Open Päivitys -koulutushankkeessa, meidän töitä sekin (OPH:n rahoittamaa henkilöstökoulutusta). Diaesitykset, videot ja muut CC-lisenssein jaettu on koottu mm. Edula-mediakirjastoon.

Olemme käyttäneet diaesitysten tuottamiseen ja jakamiseen Google-esitystä, koska sen avulla olemme voineet avata esitykset myös käyttäjien päivitettäväksi. Avatuista esityksistä on myös tarvittaessa helppo käydä kopioimassa omaan käyttöön haluttuja osia. Esitykset on koottu kansioon ja kansio on julkaistu linkin saaneille katsottavaksi. Jaetun Google-dokumenttien kansion esikatselukuvat eivät avaudu kaikilla selaimilla, mutta esitysten nimet yleensä näkyvät ja niitä klikkaamalla pääsee selaamaan ja avaamaan esityksiä. Tällä hetkellä diaesityksiä on jaetussa kansiossa jo 48 kappaletta.

AVO:n diaesityksissä kansi ja kakkosdia toistuvat samankalaitaisina. Koska tekijöitä on useita ja esityksiä on kertynyt useamman vuoden ajan, vaihtelua löytyy. Systematisointia varten olemme tehneet ohjeet. Tätäkin ideaa saa hyödyntää ja jalostaa.

Google-dokumenttien jakaminen ja julkaiseminen

Google-dokumentit tarjoavat kätevän tavan tuottaa yksin ja yhdessä tekstejä, laskentataulukoita, lomakkeita, diaesityksiä, piirroksia ja vähän muutakin. Näitä dokumentteja voi julkaista myös nettiin: joko verkkosivuina, upotettavina dokumentteina, kommentoitia tai ilman kirjautumista onnistuvaa yhteiskirjoittamista varten.

Dokumenttien julkaiseminen verkkosivuina tai upotettavina dokumentteina on upea ominaisuus. Tässä toiminnossa on harmillisesti ollut viime aikoina pieni kupru: aina kun Google-dokumenttien käyttöliittymä uudistuu merkittävästi, internetiin jakaminen menee pois päältä.

Viime vuoden puolella Google-esitys päivitettiin ja sen seurauksena vanhimmalla käyttöliittymällä luotujen esitysten verkkoon jakaminen sulkeutui. Kävimme esimerkiksi töissä urakalla läpi kaikki verkkoon jaetut esityksemme (työkalupakki somepalveluiden aloitusopasteita), mikä sinänsä oli hyvä urakka esitysten tsekkaamisen kannalta. Omia nettiin jaettuja esityksiäni en ole vieläkään ehtinyt käydä kaikkia avaamassa uudelleen.

Google-dokumenttien sisäinen chat päivittyi viime perjantaina (26.4.13). Asiakirjojen ja esitysten sisällä yhteiskirjoittajat voivat chattäillä keskenään. Chat muuttui Gmailin ja Google+:n kaltaiseksi. Samalla poistui anonyymien käyttäjien mahdollisuus osallistua chattiin (ainakin tässä vaiheessa). Anonyymit käyttäjät saivat yhteiskäyttäjien näyttöön sivun oikeaan yläkulmaan arvotun eläinhahmon.

Google-asiakirjan yhteiskäyttäjät ja chat 26.4.13 päivityksen jälkeen.

Arvelen, että chatin päiväittäminen on edelleen kesken, koska toiminto on nyt hieman epälooginen. Vaikka linkin kautta anonyymisti dokumenttia editoivat saavat oman eläinhahmon, he eivät voi osallistua chattiin. Nyt on myös poistettu ominaisuus, jossa näkyi, kuka on avannut dokumentin, kenellä se on auki ja kuka on poistunut dokumentista. Tämä ominaisuus on ollut yhteiskirjoittamisen sparraajalle erittäin hyödyllinen.

Anonyymeille yhteiskirjoittajille arvotaan hassuja eläinhahmoja Google-asiakirjassa.

Tämän chat-uudistuksen myötä kävi myös sama kuin viime vuonna Google-esityksen isossa uudistuksessa: verkkoon jakaminen sulkeutui. Hyvin harmillista.

Tässä pieni diaesitys siitä, miten Google-dokumentin voi jakaa linkin avulla toisille editointia varten ja miten dokumentin voi julkaista verkkosivuna saataville ja miten saa verkkoon julkaistun dokumentin upotuskoodin.