Mikä Google-kalenterin vitsi avoimissa hankeverkostoissa?

Kollegani Kaisan kanssa olimme tiistaina opastamassa opettajaryhmää sosiaalisen median palveluiden hyödyntämiseen omassa työssään. Yhtenä esittelykohteena oli Google-kalenteri. Kommenteissa kyseltiin, mikä idea Google-kalenterin käyttämisessä on, kun koko oppilaitoksen henkilökunta käyttää intranetin kalenteripalvelua.

AVO-hankkeessa tutkimme ja kehitämme avointen oppimisverkostojen organisointia ja toiminnan mahdollistamista. Olemme monta vuotta opetelleet itse asioita, joita opetamme muille. Ajanhallinta on eräitä hankalimmin systematisoitavia asioita toimijaverkostossa. Kokoan tähän nyt listan käytännössä koeteltuja etuja, joita yhteisen kalenterin käyttämisestä syntyy.

Olen kokeillut erilaisia kalenteripalveluita. Google-kalenterin monipuolisuus on vakuuttava.

Eri kalentereiden synkronointi

Hankeverkostoissa on tyypillistä, että toimijat ovat useista organisaatioista. Heillä on työn puolesta erilaisia sähköisiä kalentereita tai ei laisinkaan sähköistä kalenteria. Google-kalenterin voi synkronoida kalenterijärjestelmien kanssa, jotka tukevat iCalendar-muotoa.

Kaikki kalenterit yhdessä kalenterissa

Monen hankeverkostoissa toimijan työnkuva jakautuu osahankkeisiin, jopa työtehtäviin usean työnantajan palveluksessa. Yhden ryhmän kanssa käytetään yhtä yhteistä kalenteria, toisen ryhmän kanssa toista. Jossakin projektissa ylläpidetään sekä ulkoista että sisäistä kalenteria. Google-kalenterissa on mahdollista yhdistää kaikki itseä koskevat kalenterit samaan kokonaiskalenteriin. Kalenterit voi erotella väreillä ja niiden näkymistä omassa kokonaiskalenterissa voi säätää itse. Google-kalenteria pitää siis lähtökohtaisesti ymmärtää usean kalenterin summana.

Kalenterien jakaminen

Jokaisen kalenterin voi jakaa rajatulle käyttäjäjoukolle (sisäinen kalenteri) ja julkaista myös avoimesti saataville linkin kautta tai verkkosivulle upotettuna (ulkoinen kalenteri). Muille käyttäjille jaettaessa kalenterin käyttöoikeuksia voi säätää. Toiselle voi antaa pelkän katseluoikeuden tai laajemmat muokkaus- tai hallinnointioikeudet. Verkkosivuille upotettavan kalenterin ulkoasua voi säätää helppokäyttöisen editorin avulla.

Kollegoiden kanssa voidaan jakaa myös henkilökohtaisten Google-kalentereiden varattu-näkymät eli työkaverit eivät näe, mitä toisen kalenterissa lukee, mutta näkevät, koska toinen on vapaa ja koska varattu.

AVO-hankkeen ulkoinen kalenteri upotettuna verkkosivulle.

Kalenterimerkinnän noukkiminen omaan kalenteriin

Jaetusta kalenterista kalenterimerkinnän voi liittää omaan Google-kalenteriin. Tämä oli vuosia sitten omien opiskelijoitteni esittämä toive Google-kalenterin käyttämiseen. Kun kalenteri on jaettu avoimeen verkkoon, kuka tahansa voi kopioida kalenterimerkinnän omaan kalenteriinsa.

Toimijajoukko merkitsee tapahtumia samaan kalenteriin

Henkilökohtaiseen kalenteriin vain minä merkitsen tapahtumia. Toimijaverkostossa ja työyhteisössä jaettuun kalenteriin voi jokainen osakas merkitä tapahtumia. On tärkeää luoda vastuutuksen rutiini: jos joku hoitaa tiettyä tapahtumaa, hän myös tekee kalenterimerkinnän. Vastuuvuoroa voi myös kierrättää.

Muistutusten lisääminen ja kalenterikutsut

Kalenterimerkinnän voi lähettää kutsuna tapahtuman osallistujille. He saavat tiedon sähköpostitse. Kutsutuille osallistujille voi antaa myös laajennetut oikeudet yksittäisen tapahtuman muokkaamiseen ja uusien osallistujien kutsumiseen, jos niin halutaan. Ja tämä onnistuu, vaikka kutsutuilla ei muuten ole käyttöoikeuksia kalenteriin.

Muistutuksen voi tilata monella tavalla: ponnahdusviestinä (näkyy jos olet muistutuksen aikaan koneella tai mobiililaitteen Google-kalenteri on aktiivisena), tekstiviestinä tai sähköpostina. Tekstiviestimuistutus vaatii oman kännykän yhdistämisen Google-käyttäjätunnukseen. Muistutuksen voi ajastaa haluamallaan tavalla.

Jos muokkaa tapahtumaa, voi muokkauksesta lähettää automaattisen sähköpostitiedotteen kaikille tapahtumaan liitetyille henkilöille.

Kalenterimuistutukset noudattavat aikavyöhykeasetuksia. On siis tärkeää tarkastaa, että kalenterin aikavyöhyke on asetettu oikein (GMT +02:00 Helsinki). Aikavyöhykkeen valinta löytyy kalenterin oikean yläkulman ratassymbolin takaa: Asetukset > Kalenterit > Kalenterin tiedot.

Tapahtuman tiedot

Tapahtuman lisääminen on helppoa. Klikataan haluttua päivää ja lisätään tarpeelliset tiedot. Tapahtuman voi merkitä koko päivän tai useamman päivän tapahtumaksi tai tiettyjen kellonaikojen välille. Kun tapahtumapaikkaan laitetaan osoite, paikka yhdistyy Google karttaan. Itse lisään tapahtuman tarkempaan kuvaukseen kaikki tapahtumakutsun tiedot, jolloin tietoja ei tarvitse etsiä sähköpostin syövereistä. Hankeverkostoissa käytetään nykyisin paljon etäpalavereita. Etäpalaverin toteutusohjeet ja esim. verkko-osoite kannattaa aina liittää tapahtumailmoitukseen, koska paikka on olellinen tieto, jota osallistuja etsii.

Synkronointi mobiililaitteisiin

Kun Google-kalenterit on synkronoitu mobiililaitteeseen, kulkee kalenteri ja muistuttaja aina mukana. Karttalinkit saa nopeasti aukaistua reittiohjenäkymään. Mobiililaitteeseen saapuva tapahtumamuistutus on ainakin itseni kaltaiselle flow-tilaan uppoajalle kullanarvoinen.

Hyödyistä huolimatta toimijaverkostossa rutiinien kehittämisen haaste

Niin hieno kuin Google-kalenteri onkin ominaisuuksiltaan, olemme todella pitkän tien kautta viimein pääsemässä omassa toimijaverkostossamme hyvään kalenterin yhteiskäyttörutiiniin.

Asioita sovitaan kovin helposti suullisesti ja sähköpostilla, mutta jaettuun kalenteriin vienti on heikko kohta. Kalenterimerkintä mielletään henkilökohtaiseksi asiaksi.

Nykyisin olemme jo noin 70 % rutiinissa eli melko monet kahden tai useamman väliset tapaamiset merkitään asianomaiseen kalenteriin. Hankeverkostollemme lähtee yhteisesti koottu viikkotiedote maanantaisin klo 12 jälkeen. Tiedotteesta vastaava on saanut kunniatehtävän tarkistaa, että kaikki tiedotteeseen liitetyt kalenterimerkinnät ovat myös Google-kalentereissa.

Hankeverkostossa oleellista on tietää, kenelle mikäkin tapahtuma jaetaan. Olemme laatineet Google-laskentataulukkoon yhteystietojen listauksen, josta kalenterimerkinnän tekijä voi halutessaan laittaa muistutukset kaikille, joita asia koskee.

Periaatteessa kaikki kalenterit on jaettu ihmisille, joita kukin kalenteri koskee. Tämäkin ideaali on vielä vaiheessa. Hankeverkosto elää ja yhteystietolistan ajantasaisena pitäminen vaatii toimenpiteitä. Joku Muu on huono hoitamaan asioita. On siis tärkeää jakaa vastuunakit nimetyille henkilöille ja luoda toimiva rutiini. Ja vaikka sellainen olisi luotu, pitää aika ajoin tarkistaa, toimiiko rutiini.

Opasteita:

• Googlen omat kalenteriohjeet
• Google+ -tapahtumat yhdistyvät Google-kalenteriin
• AVO-hankkeen diasarja: ensiaskeleet Google-kalenterin käyttöön.
• Opasvideo Google-kalenterin perusjutuista (vanha käyttöliittymä, samat ominaisuudet toimivat edelleen, meikäläinen ruutukaappausvideolla näyttää, kuin toimii, 6 min).

Virtuaalipiirtämisen auvo

Ei leviä väri käsiin eikä paperille, ei paina varustelaukku, eikä tyhjene maalipurkki. Täppärillä piirtäminen on yllättävästi jopa paperille piirtämistä helpompaa. Ja sanon tämän, vaikka todella rakastan papereita, värejä ja sitä uppouttavaa tunnelmaa, joka piirtämisessä avautuu.

Aloitin juuri toisen piirrossarjan virtuaalipiirtimillä. Ensimmäinen oli iPadin Paper53:lla toimiva Hipaisuhavaintoja-kuvablogi, johon talletan tunnelmia kosketusnäytöllisten kanssa toimimisesta (ja vähän muutakin). Paper53:stä saa yhdellä napauksella piirroksen lähtemään Tumblr-blogiin. Perjantaina perustin toisen piirrosblogin, joka valmistelee Sometu-verkoston 5-vuotisjuhlia. Kyseiseen blogiin houkuttelen muitakin mukaan (ja ainakin yksi jo saatu)! Siis tervetuloa kurkkimaan ja myös osallistumaan Sometu5v-blogiin. Olen myös piirrellut karttapohjia Thinglinkiin, mm. Virtuaali-Qelluntaille.

Näistä piirrusteluista on tullut sen verran monta kysymystä, että kerron tässä lyhyesti, miten virtuaalipiirtäminen käy. Valitettavasti nämä jutut koskevat nyt vain iPadiä – en millään muotoa haluaisi rajoittua yhteen käyttöympäristöön ja olen Androidia yrittänyt ohella opetella, mutta yhden ihmisen aika ei vain kaikkeen riitä. Facebookista löytyy täppäriryhmiä kaikille käyttöjärjestelmille, joten sieltä kannattaa apuja etsiä (iPad opetuksessa, Android-tabletit opetuksessa, Windows-tabletit opetuksessa ja yleisryhmä Tablet-laitteet opetuksessa).

 Paper53 on riisuttu piirrosohjelma. Valittavissa on muutama erilainen kynä ja väri. Äskeisiä piirtämisiä voi pyyhkiä pois pyörittämällä kahta sormea näytöllä. Piirrokset tehdään vihkoon, joita voi luoda eri teemoja varten ja kansikuvan voi tuunailla itse. Paper53 suuri etu on siinä, että sen kynät reagoivat painallukseen eli jälki on vahvempi ja leveämpi rankemmalla otteella ja ohuempi ja vaalempi herkällä otteella. Paper53 on sovellus, josta olen lukenut kriittisten taitelijoiden myönteisiä kommentteja. Taitavien kynänkäyttäjien käsissä on tällä appsilla syntynyt hämmästyttävää jälkeä. Yksi ikävä puoli on, että Paper53 ei tee kuvia vitivalkoiselle pohjalle. Omiin tarpeisiini kaipaisin valkoista pohjaa. Sen voi toki värittämällä tehdä helposti. Vinkkinä myös se, että ilmaiseen peruspakettiin ostettavat kynät saa pakkauksena hiukan halvemmalla kuin yksitellen, mutta palvelu ovelasti ohjaa ostamaan kyniä lisää yksitellen.

Adobe Ideas on piirtäjälle hintansa väärtti. Maksaa pienen tussipakkauksen hinnan. Tämän appsin valtteina on, että se pyöristää kaikki viivat nätisti, käytössä on tasoja (yksi kuvakirjastosta tuodulle kuvalle ja 7 piirrostasoa), sekä värien että tasojen läpinäkyvyyttä voi liukusäätää, kynän kokoa voi säätää, värimaailma on laaja ja pipetillä voi kätevästi kopioida värin, tosejen järjestystä vaihtamalla voi vaihtaa päällimmäiseksi tulevia osia.

Tänään piirsin eilisellä kävelyretkellä ideoimani kuvan, jolla kerroin siitä, miten viimeisen viiden vuoden aikana (Sometu-verkoston toiminta-aikana) sosiaalisen median palveluita on jo saateltu edesmenneitten joukkoon. Adobe Ideas sallii kuvan skaalauksen nipistämiseleellä suureksi ja pieneksi. Kuvassa sain helposti kirjoitettua Jaikun logoon viimeiseen iihin kuuluvan R:n, mikä olisi paperille piirtäessä vaatinut melkoisen suurta originaalikuvaa. Tein ensin luonnoksen, jonka lopuksi postin. Luonnoksessa kaikki osat eivät olleet sommittelun kannalta oikeilla paikoilla, mutta luonnosta saattoi liikutella vapaasti, joten se sai olla karkea.

Koska Adobe Ideas pyöristää viivoja, värittämisessä pitää olla tarkkana, jos käyttää läpinäkyvyys-toiminnolla haalistettuja värejä, ne nimittäin tummenevat jokaisella kerroksella, mitä taas voi käyttää myös hyödyksi piirtämisessä.

Paperille piirtäessä on todella kinkkistä hyödyntää valkoista. Olen joskus tehnyt munanvalkuaisella värittyvän alueen eliminoimista, mutta se vaatii hyvän paperin. Väriliiduilla ja raaputtamisella voi myös tehdä negatiivipiirtämistä eli siis väritään vaaleaksi ajateltuja kohtia. Paper53 tätä tekniikkaa voi soveltaa myös tosi kivasti. Siellä kynä-työkalu piirtää kaiken muun päälle (ja pyyhekumi).

Adobe Ideas hyväksyy vain yhden kuvan kuvakirjastosta. Tarvitsin erääseen kuvaan useamman hankelogon. Avun antoi SketchBookX, jonka ilmaisversiolla on käytettävissä kolme kuvatasoa, jotka kaikki voivat olla kuvakirjastosta noukittuja ja niitä kaikkia voi skaalata ja kierittää vapaasti.SketchBookX on kätevä mm. kuvan suoristamisessa ja skaalaamisessa. Ilmaisversiossa on laaja valikoima kyniä (siveltimiä). ja värimaailma laaja, myös läpinäkyvyyden sekä viivan leveyden säätäminen vapaata. Sovellus ei reagoi painamisen voimakkuuteen, eikä myöskään suorista viivaa kovinkaan paljoa. Reagointikosketukseen on miellyttävä.

Hyvä piirros-sovellus ei sisällä kaikkea mahdollista. Sovellusten välillä liikutaan kuvakirjaston kautta. Piirroksen voi aina tallentaa iPadin kuvakirjastoon. Muiden laitteiden kanssa kätevin keino on jakaa kuvat Dropboxin kautta (ks. AVO-hankkeen ohje Dropboxin mobiilikäyttöön).

PS. Tässä olevat ruutukaappauskuvat saat suuremmaksi klikkaamalla kuvia.