Joko opettajien kesken kokousaika on luovaa yhteisaikaa?

Yhteinen aika on arvokasta aikaa. Kokoukset vedetään usein edelleen vanhalla kaavalla, vaikka mobiilivälineet ja verkon erilaiset hyvät apuneuvot mahdollistaisivat kokouskäytänteitten uudistamisen. Muistan, kun eräs digitaitava rehtori jo useampi vuosi takaperin päätti hyödyntää tuoreita mobiililaitteita opekokouksissa. Kaikilla oli käsissään jaettu dokumentti, joka päivittyi kokouksen edetessä ja johon jokainen saattoi kirjoittaa. Pieni suuri mullistus.

Kymmenisen vuotta takaperin meillä oli aikuislukioitten opinto-ohjaajien verkko-opohanke, jota pyrimme toteuttamaan hankkeen sisällön mukaisesti hyödyntäen verkkoa kaikessa mahdollisessa. Muistan ällistykseni, kun rahoittaja nikotteli webkameroitten hankintaluvan kanssa. Rahaa sai muitta mutkitta käyttää siihen, että me ympäri Etelä-Suomea ollut ryhmä matkustimme busseilla, junilla ja autoilla fyysisesti samaan paikkaan, mutta yhden kokoontumisen kustannuksia pienempi laitehankintakustannus... kun aihekin oli opinto-ohjaus verkossa. No, ajat ovat sentään muuttuneet. (Hankkeen digipäiväkirja on meille asianosaisille nostalgista luettavaa.)

Kirjoitin äsken työblogiimme digitaalisista kokouskäytänteistä ja talletan tähänkin kyseisen bloggauksen, koska koulumaailman hankekokouksia ja muita rutiinikokouksia kannattaa ajatella uusiksi. Verkon kautta voi olla mainiosti läsnä. Yhdessä voidaan tuottaa ja luoda sekä hauskasti että tehokkaasti, kun vain tehdään digitaalisista kokouskäytänteistä oman oloisia.

Alla oleva teksti julkaistu alun perin Ideatarhurit-blogissa 26.3.2015:

Olen vanha järjestöjyrä. Minulla on erittäin vankka kokemus kokouksiin matkustamisesta ja kokouksissa istumisesta. Nykyiseen etätyöhöni kuuluu päivittäin lukuisia verkkokokouksia, joista ei välillä edes huomaa, että ne ovat kokouksia. En vähättele ihmisten kasvokkaisen kohtaamisen merkitystä, mutta haluaisin myös kumota harhaluulot verkkokohtaamisen huonommuudesta.

Tämän päivän työelämässä ja järjestötoiminnassa aika on niukkuustekijä. Ajan ja luonnonvarojen käyttäminen matkustamiseen pitäisi aina olla tarkkaan harkittua. Edelleen sujuvien verkkokokouskäytänteiden taitajat ovat harvassa – onneksi sentään tämän alan osaaminen ja into oppia ovat selvästi lisääntymässä. Perinteisissä kokouskäytänteissä piileviä ongelmia:

• matka-aika (yhden pitkän kokousmatkan aika riittää sujuvien verkkotyöskentelyn taitojen opetteluun)
• vaikka paperikirjeistä on siirrytty sähköpostin liitetiedostoihin, kokousasiakirjojen suhteen työn sujuvoituminen on vähäistä
• ihmiset istuvat liikaa
• työskentelymalli on usein hierarkinen, koolla oleva inhimillinen potentia jää hyödyntämättä
• toteutusta vaativat asiat etenevät hitaasti tai ne kaatuvat kilttien ahkerien ihmisten harteille

Miten sitten sujuva verkkoa hyödyntävä kokous sujuu? Ensinnäkin vähennetään ja lyhennetään kokouksia mahdollisimman paljon (kiitos tämän itsestään selvän asian muistuttamisesta kuuluu Facebook-keskustelulle ja siellä Janne Koposen kommentille). Tämä toimintamalli on hyväksi havaittu:

• avataan jaettu verkkodokumentti, johon kaikilla on muokkausoikeus, dokumentti sijoitetaan jaettuun kansioon, jonne voidaan lisätä muita oleellisia dokumentteja
• dokumentti nimetään selkeästi ja niin, että jo nimestä kaikki tietävät, mistä on on kyse
• dokumentissa käytetään otsikkotyylejä, sisällysluetteloa ja blogimaista kirjaamismallia, jolloin uusin muistio tulee ylimmäksi
• dokumentin pääotsikon alle kootaan kaikki oleelliset linkit, kuten verkkokokoustilan osoite, muiden oleellisten verkkopaikkojen linkit, henkilöitten yhteystiedot yms.
• ennen kokousta jaettuun dokumenttiin kirjoitetaan kokousmuistion luonnos ja osallistujille annetaan sopivia ennakkotehtäviä, kuten kirjoittaa vastaus johonkin kysymykseen (jokainen valmistautuu, yhteistä aikaa ei tuhlata rutiiniasioihin)
• kokousaika sovitaan edellisessä kokouksessa tai Doodlella
• kokouksesta muistutetaan sähköpostilla, sähköpostissa on linkki jaettuun dokumenttiin, verkkokoustilan osoite ja yhteyshenkilön yhteystiedot (työsähköpostissa pitäisi aina olla lähettäjän yhteystiedot, sillä puhelinnumeroitten etsiminen on nykyaikana työlästä)
• kokousaika merkitään myös yhteiseen kalenteriin ja kalenterimerkinnässä on linkit jaettuun dokumenttiin sekä kokoustilaan
• ihmiset ilmoittavat, jos eivät pääse kokoukseen tai myöhästyvät, odottelu ja poissaolijoitten erillinen briiffaaminen vievät arvokasta työaikaa
• kaikki kirjoittavat muistiota kokouksessa
• kokouksen vetovastuuta voidaan kierrättää
• kokouksissa voi seisoa ja ellei tarvitse kirjoittaa, voi kävellä, polkea kuntopyörää, keikkua tasapainolaudalla
• kokoukseen kuuluu mukavaa jutustelua, vapaa henki, kuuntelua; kun kokousrutiinit ovat selkeät, voidaan yhdessä olo käyttää tarpeen mukaan tehokkaasti pelkkiin asioihin, mutta usein tällaisissa verkkokokouksissa hersyy huumori ja päästään yhteisölliseen flow-tilaan
• hyvin organisoidut verkkokokoukset ovat omalla työurallani olleet verrattuna perinteisiin kokouksiin mukavia, tehokkaita, luovia ja innostavia.

Kiteytin perinteisen kokouskäytännön ja hyvin organisoidun verkkokokouskäytännön erot alla olevaan kuvaan. Me ideatarhurit eli Otavan Opiston ja Suomen eOppimiskeskuksen työporukat olemme näitä taitoja opetelleet tietoisesti useita vuosia. Osaamme myös opettaa sujuvien verkkokokousten toteuttamisen taitoja halukkaille. Kun verkkotyöskentelystä tulee arkea, kokousmatkustamiseen ja istumiseen ei tee mieli palata.