Käytätkö somea hanketyössä? Käytännön esimerkki

AVO-hankkeessa valmistelemme parhaillaan koulutuskokonaisuutta, joka on suunnattu opetustoimen hanketoimijoille. AVO-hanke itsessään on tuottanut vankkaa kokemusta siitä, miten valtakunnallisessa, monen organisaation keskisessä toiminnassa voidaan hyödyntää sosiaalisen median toimintatapoja, työtiloja ja työvälineitä. Ensisijaista on jakamisen ja yhteiskehittelyn asenne. Välineet löytyvät, kun henkinen este on ylitetty.

Pidämme some+hanketyö-aiheesta tunnin mittaisen webinaarin 13.9. klo 14-15. Jos asia kiinnostaa, Sometun tapahtumailmoitukseen voi esi-ilmoittautua. Ilmoittautuminen ei sido mihinkään, mutta sieltä tulee muistutus tilaisuudesta sekä linkki tallenteeseen. Keräämme pienellä lomakkeella ajatuksia ja kokemuksia aihepiiristä (ja vautsi, lomakkeeseen on putkahtanut jo monta mielenkiintoista juttua).

Kerronpa tapausesimerkin somen hyödystä hanketyössä. Hyppäsin 1.1.2005 maakunnallisen ESR-hankkeen puikkoihin kesken hankekauden. Sain mappeja ja parin päivän olan takaa perehdytyksen sekä kysy-vastaa-jakson. Monta avuliasta ihmistä, kun vain kysyin ja otin selvää. Omat edelliset hanke- ja johtajakokemukset eväinä. Vauhdissa olevaan junaan hyppääminen on vaativaa, ihan vain kyytiin pyrkien, saati puikkoihin käyden. Silloin ei ollut käytössä mitään someväylää. Soitin tai laitoin sähköpostia, jos tuli pula. Jaetut asiat olivat puheissa, papereissa, tiedostoissa, sähköposteissa. Jaettuja asioita pystyi työstämään vain yksi ihminen kerrallaan.

Nyt olen samassa tilanteessa, kyydistä hyppääjän roolissa. Jätin osa-aikatyöni AVO-hankkeen Sometu-verkoston taustatyöntekijänä seuraajalleni, Pauliina Mäkelälle. AVO-hanke alkoi 2008, itse aloitin hankkeessa toukokuussa 2009 ja juttu jatkuu 2011 loppuun. Itsekin olen edelleen mukana, Vinkkiverkossa ja hankkeen koordinoinnissa eOppimiskeskuksessa.

Pauliina aloitti kesäkuun lopulla. Perustimme Google Dokumentteihin jaetun kansion ja Anne Pauliinaksi -dokumentin. Koska kyseessä on laaja valtakunnallinen hanke, välitettävää hiljaista tietoa on läjäpäin. Vaikka vetäjän vaihdos tuli vähän yllättäen, mitään siirrettävää ei ollut paperimapeissa vaan kaikki löytyi valmiiksi verkon jaetuista työtiloista, Google Dokumenteista, hankkeen Wikistä, Google Kalenterista, blogeista, Friendfeedistä, Flickristä, Vimeosta, Deliciousista, Twitteristä jne. Lähes kaikki asiat ovat avoimissa verkkotiloissa saatavilla ja verkkotilat on perustettu kollektiivitunnuksilla, joten työympäristöjen konkreettinen siirtäminen onnistui hyvin.

Jaetussa kansiossa näkyy ensisilmäyksellä, onko dokumentissa uutta sisältöä ja kuka sitä on lisännyt. Klikkaa kuvaa, saat sen suuremmaksi.

Ryhdyimme kesällä siis kirjoittamaan to-do-listoja yhteiseen dokumenttiimme. Pidimme Skype-palavereita, joissa työstimme muistiota. Perehdytin Pauliinaa verkkotiloihin ja työtapoihin siten, että olimme yhtä aikaa samassa verkkotilassa ja ääniyhteydellä Skypessä. Sisäänajotyönä toteutettiin Sometun Qelluntai-kesätapahtuma yhteistoimin ja verkoston avustuksella.

Perehdytysjakson loppuvaiheilla pidimme pienen kesäleirin. Vaikka kuvaruudun jakamisella olisi voinut etäteitse opetella mutkikkaimmat verkkotilojen hallinnat, oli sentään mainiota sulatella aivoja ja ajatuksia paahtohelteessä hetki myös naamatusten. Kuvaruudun jakaminen onnistuu muuten Skypellä tai Skypeen integroitavalla Yuuguulla.

Heinähelteellä Pauliina sukeltamassa AVO-Sometuun.

Tällä hetkellä saattaen vaihtamisen jaetulle dokumentillemme on kertynyt mittaa jo 16 sivua. Hämmästyttävää huomata, miten oman pään sisällä ollut työkuva muuttuu näkyväksi ja miten paljon ulottuvuuksia löytyy. Perehtyjälle on myös äärimmäisen tärkeää kirjata heti muistiin kaikki mieltä askarruttavat kysymykset. Dokumentin alussa on kätevä hakemisto, joka syntyy automaattisesti eritasoisista otsikoista. Jos Pauliina joutuu vielä hankkeen aikana perehdyttämään jonkun toisen omaan työhönsä, yhteisestä dokumentista on paljon apua.

Suosittelemme pelkästään tämän yhden yhteistyövälineen antamalla kokemuksella somea hanketyöhön. Lämpimästi! Kerro oma tarinasi ja näkemyksesi lomakkeella. Tietoja hyödynnetään siis aihepiirin koulutuspaketin koonnissa.