tiistaina, kesäkuuta 16, 2015

Gmail-ryhmän luominen: pieni suuri asia

Nyt tulee käytännön vinkki. Postitan työkseni erilaisille kokoonpanoille sähköposteja. Käytän tunnisteita eli sähköpostin kansiointia. Nappaan postitusryhmän vanhasta viestistä, jonka löydän helposti tunnisteen avulla.

Erilaisissa hankkeissa olemme keränneet yhteystiedot taulukkoihin, mutta taulukon käyttämisessä on ongelmia ryhmäpostin lähettämisessä: ryhmän osoitteiden kopiointi on kömpelöä (pitää avata dokumentti, kopioida ja kaikkien osoitteiden pitää olla täysin oikein) ja ryhmädokumentin ajan tasalla pitäminen on ongelma, usein myös yhdestä organisaatiosta toivotaan kaikki viestit tietylle ihmiselle vaikka yhteyshenkilöitä olisi useita.

Joskus kauan sitten käytin sähköpostilistan luomiseen Google Groupsia, mutta se on hiukan sekava käyttää.

Nyt kyllästyin osoitteiden poimimiseen ja muisteluun. Tiesin, että Gmailissa on olemassa ryhmätoiminto. Ohje on erittäin helppo ja homma toimii niin kuluttajapuolella kuin myös Google Appsissa. Vasemmasta yläkulmasta valitaan pikkiriikkisen nuolen takaa löytyvä pudutusvalikko ja sieltä Yhteystiedot. Kuinka Google osaakaan kätkeä näitä toimintoja. (Google Appsissa Gmailin paikalla lukee esim. Sähköposti).

Yhteystiedot näkymässä valitaan Uusi ryhmä. Kyseinen valinta ei ainakaan itselläni tullut Google Appsin puolella heti näkyviin, mutta löysin sen, kun vein hiiren vasemman reunan navigoinnin päälle.

Sitten vain ryhmälle nimi ja ryhmän jäsenten lisääminen. Kun jatkossa kirjoitan viestiä, minun ei tarvitse mennä ryhmän luomisen polkua vaan napautan viestin kirjoitustilassa osoitetieto-painiketta ja valitsen haluamani ryhmän.

Tältä näyttää ryhmä (olen poistanut yhteystiedot kuvasta). Tästäkin näkymästä pääsee lähettämään viestin ryhmälle kirjekuoren kuvaa napauttamalla:


Normaalissa sähköpostin kirjoitusnäkymässä napautan Vast. ott. ja valitsen haluamani ryhmän, joko kaikki ryhmän jäsenet tai poimin rastittamalla valintani:


Tämä on pieni asia, mutta toistuessaan suuri. Varsinkin tärkeää on se, että viestit menevät aina kaikille niille, joille niiden kuuluu mennä eikä lähettäminen ole muistin tai sattuman varassa. Tarkkana oleminen siis ryhmän luomisen ja muokkaamisen kohdalla riittää.

Sofistikoituneempaa ryhmäpostitusta voi toteuttaa esimerkiksi Mail Chimpin avulla. Sen ilmaistili riittää perustarpeisiin.

Otan mielelläni vastaan muita vinkkejä sähköpostin sujuvasta lähettämisestä.

2 kommenttia:

Jussi Koskinen kirjoitti...

Kiitos opelle avusta. Tästäpä olikin hyötyä !

alwaysrunning kirjoitti...

Moikka

kiitos vinkistä. Onkohan tässä vielä mahdollista saada lista silleen ettei vastaanottajat näe kenelle viesti on mennyt?