Sähköposti sujumaan

Sähköposti vie työelämässä turhaa aikaa. Edelleen moni tahkoaa liian pienen postilaatikon kanssa. Moni sentään osaa jo käyttää jaettuja dokumentteja ja näin on päässyt eroon sähköpostin liitetiedostoiden pyörittelystä.

Kokoamme omassa Ideatarhurit-työtiimissä nyt viisautta sähköpostin kesyttämiseen. Bloggaamme monen hengen voimin kesälomien jälkeen aiheesta. Kerään vinkkejä. Voit kirjoittaa niitä tähän muistioon ilman kirjautumista http://muistio.tieke.fi/p/email.

Pohjakassa eli tämä lukee juuri nyt em. muistiossa:

Ideatarhurit http://ideatarhurit.fi/ järkeistävät omaa työtään ja miettivät samalla yleisemmin, miten oppisimme töissä tekemään töitämme sujuvammin. Nyt kohteena: SÄHKÖPOSTI
Kirjoitamme aiheesta koosteen blogiimme. Mitä sujuvia käytänteitä sinä olet keksinyt sähköpostin sujuvoittamiseen?

Liitännäispalveluita ja sovelluksia:

• http://www.mailboxapp.com/ We redesigned the inbox to make email light, fast, and mobile-friendly. Quickly swipe messages to your archive or trash and scan entire conversations in a chat-like view. It's a whole new inbox.
• http://www.sanebox.com/ SaneBox works on top of your email account. It prioritizes important emails and summarizes the rest. Nothing to download, install or learn – it just works.
• http://www.boomeranggmail.com/: ajasta Gmail

Gmailin virittäiminen:

• Välilehdet: Ensisijaiset, Sosiaaliset verkostot, Tarjoukset, Ilmoitukset > toimii hyvin ihan perusasetuksilla, voi tehostaa siirtämällä haluttuja toistuvia viestejä sopivalle välilehdelle, jos tulee väärälle. Ensisijaisista kannattaa siirtää esim. Ilmoituksiin.
• Labeleitten / tunnisteiden käyttö: Rattaan kuva > Asetukset > Tunnisteet / Labels. Tunnisteet (= "kansio") voi piilottaa näkyvistä ja ne voi asentaa näkymään vain, jos tunnistekansioon tulee uusia viestejä. Tuo viimeinen on todella kätevä, sillä posteille voi laittaa automaattisen suodatuksen, jolloin ne voi ohjata oikean tunnisteen alle suoraan ja vaikkapa arkistoitumaan saman tien, lukemattomat näkyvät kuitenkin niin, että tunnisteotsikko tulee näkyville ja sen perässä näkyy, montako uutta viestiä on lukematta.
• Suodattaminen: edellä kuvatun lisäksi suodattamisessa on lukuisia vaihtoehtoja, joista yksi kätevä on oleellisille mutta ei tärkeille viesteille laittaa ohjaus oikeaan tunnistekansioon ja merkintä luetuksi. Viestit löytyvät hakemalla, kun niitä tarvitsee, mutta eivät kuormita lukemattomien jonossa. Suodatuksen voi laittaa päälle usealla eri tavalla, ks. ohjeita https://support.google.com/mail/answer/6579?hl=fi
• +lisäteksti Gmail-käyttäjänimen lisänä ohjaa viestit omalle tilille tyyliin matti.meikalainen+palveluX@gmail.com, tätä voi hyödyntää esim. käyttäjätunnuksien perustamisessa. Gmail ei myöskään noteeraa pisteitä, joten mattimeikalainen on sama kuin matti.meikalainen tai mattimei.kala.inen. Näitä kahta ominaisuutta voi myös hyödyntää postien suodattamisessa. Ks. http://gmailblog.blogspot.fi/2008/03/2-hidden-ways-to-get-more-from-your.html
• Gmailin lähetystä voi viivästää muutaman sekunnin. Näin ehdit perua lähetyksen, jos se lähtee vahingossa liian aikaisin, väärälle henkilölle tai huomaat heti jonkin virheen viestissä. Rattaan kuva > Asetukset > Yleiset > Kumoa lähettäminen (voit valita ajan 5-30 sek väliltä).
• Postitusryhmän luominen: napauta pienen pientä kuvaketta Gmail / Sähköposti tekstin vieressä vasemmassa ylänurkassa, valitse Yhteystiedot > Luo ryhmä. Anna ryhmälle nimi, lisää henkilöt ja seuraavan kerran, kun haluat lähettää viestin ryhmälle, klikkaa viestin kohderivin sanaa Vast.ott. ja Valitse vastaanottaja: haluamasi ryhmä. Kuvitettu ohje http://opeblogi.blogspot.fi/2015/06/gmail-ryhman-luominen-pieni-suuri-asia.html