Mikä Google-kalenterin vitsi avoimissa hankeverkostoissa?

Kollegani Kaisan kanssa olimme tiistaina opastamassa opettajaryhmää sosiaalisen median palveluiden hyödyntämiseen omassa työssään. Yhtenä esittelykohteena oli Google-kalenteri. Kommenteissa kyseltiin, mikä idea Google-kalenterin käyttämisessä on, kun koko oppilaitoksen henkilökunta käyttää intranetin kalenteripalvelua.

AVO-hankkeessa tutkimme ja kehitämme avointen oppimisverkostojen organisointia ja toiminnan mahdollistamista. Olemme monta vuotta opetelleet itse asioita, joita opetamme muille. Ajanhallinta on eräitä hankalimmin systematisoitavia asioita toimijaverkostossa. Kokoan tähän nyt listan käytännössä koeteltuja etuja, joita yhteisen kalenterin käyttämisestä syntyy.

Olen kokeillut erilaisia kalenteripalveluita. Google-kalenterin monipuolisuus on vakuuttava.

Eri kalentereiden synkronointi

Hankeverkostoissa on tyypillistä, että toimijat ovat useista organisaatioista. Heillä on työn puolesta erilaisia sähköisiä kalentereita tai ei laisinkaan sähköistä kalenteria. Google-kalenterin voi synkronoida kalenterijärjestelmien kanssa, jotka tukevat iCalendar-muotoa.

Kaikki kalenterit yhdessä kalenterissa

Monen hankeverkostoissa toimijan työnkuva jakautuu osahankkeisiin, jopa työtehtäviin usean työnantajan palveluksessa. Yhden ryhmän kanssa käytetään yhtä yhteistä kalenteria, toisen ryhmän kanssa toista. Jossakin projektissa ylläpidetään sekä ulkoista että sisäistä kalenteria. Google-kalenterissa on mahdollista yhdistää kaikki itseä koskevat kalenterit samaan kokonaiskalenteriin. Kalenterit voi erotella väreillä ja niiden näkymistä omassa kokonaiskalenterissa voi säätää itse. Google-kalenteria pitää siis lähtökohtaisesti ymmärtää usean kalenterin summana.

Kalenterien jakaminen

Jokaisen kalenterin voi jakaa rajatulle käyttäjäjoukolle (sisäinen kalenteri) ja julkaista myös avoimesti saataville linkin kautta tai verkkosivulle upotettuna (ulkoinen kalenteri). Muille käyttäjille jaettaessa kalenterin käyttöoikeuksia voi säätää. Toiselle voi antaa pelkän katseluoikeuden tai laajemmat muokkaus- tai hallinnointioikeudet. Verkkosivuille upotettavan kalenterin ulkoasua voi säätää helppokäyttöisen editorin avulla.

Kollegoiden kanssa voidaan jakaa myös henkilökohtaisten Google-kalentereiden varattu-näkymät eli työkaverit eivät näe, mitä toisen kalenterissa lukee, mutta näkevät, koska toinen on vapaa ja koska varattu.

AVO-hankkeen ulkoinen kalenteri upotettuna verkkosivulle.

Kalenterimerkinnän noukkiminen omaan kalenteriin

Jaetusta kalenterista kalenterimerkinnän voi liittää omaan Google-kalenteriin. Tämä oli vuosia sitten omien opiskelijoitteni esittämä toive Google-kalenterin käyttämiseen. Kun kalenteri on jaettu avoimeen verkkoon, kuka tahansa voi kopioida kalenterimerkinnän omaan kalenteriinsa.

Toimijajoukko merkitsee tapahtumia samaan kalenteriin

Henkilökohtaiseen kalenteriin vain minä merkitsen tapahtumia. Toimijaverkostossa ja työyhteisössä jaettuun kalenteriin voi jokainen osakas merkitä tapahtumia. On tärkeää luoda vastuutuksen rutiini: jos joku hoitaa tiettyä tapahtumaa, hän myös tekee kalenterimerkinnän. Vastuuvuoroa voi myös kierrättää.

Muistutusten lisääminen ja kalenterikutsut

Kalenterimerkinnän voi lähettää kutsuna tapahtuman osallistujille. He saavat tiedon sähköpostitse. Kutsutuille osallistujille voi antaa myös laajennetut oikeudet yksittäisen tapahtuman muokkaamiseen ja uusien osallistujien kutsumiseen, jos niin halutaan. Ja tämä onnistuu, vaikka kutsutuilla ei muuten ole käyttöoikeuksia kalenteriin.

Muistutuksen voi tilata monella tavalla: ponnahdusviestinä (näkyy jos olet muistutuksen aikaan koneella tai mobiililaitteen Google-kalenteri on aktiivisena), tekstiviestinä tai sähköpostina. Tekstiviestimuistutus vaatii oman kännykän yhdistämisen Google-käyttäjätunnukseen. Muistutuksen voi ajastaa haluamallaan tavalla.

Jos muokkaa tapahtumaa, voi muokkauksesta lähettää automaattisen sähköpostitiedotteen kaikille tapahtumaan liitetyille henkilöille.

Kalenterimuistutukset noudattavat aikavyöhykeasetuksia. On siis tärkeää tarkastaa, että kalenterin aikavyöhyke on asetettu oikein (GMT +02:00 Helsinki). Aikavyöhykkeen valinta löytyy kalenterin oikean yläkulman ratassymbolin takaa: Asetukset > Kalenterit > Kalenterin tiedot.

Tapahtuman tiedot

Tapahtuman lisääminen on helppoa. Klikataan haluttua päivää ja lisätään tarpeelliset tiedot. Tapahtuman voi merkitä koko päivän tai useamman päivän tapahtumaksi tai tiettyjen kellonaikojen välille. Kun tapahtumapaikkaan laitetaan osoite, paikka yhdistyy Google karttaan. Itse lisään tapahtuman tarkempaan kuvaukseen kaikki tapahtumakutsun tiedot, jolloin tietoja ei tarvitse etsiä sähköpostin syövereistä. Hankeverkostoissa käytetään nykyisin paljon etäpalavereita. Etäpalaverin toteutusohjeet ja esim. verkko-osoite kannattaa aina liittää tapahtumailmoitukseen, koska paikka on olellinen tieto, jota osallistuja etsii.

Synkronointi mobiililaitteisiin

Kun Google-kalenterit on synkronoitu mobiililaitteeseen, kulkee kalenteri ja muistuttaja aina mukana. Karttalinkit saa nopeasti aukaistua reittiohjenäkymään. Mobiililaitteeseen saapuva tapahtumamuistutus on ainakin itseni kaltaiselle flow-tilaan uppoajalle kullanarvoinen.

Hyödyistä huolimatta toimijaverkostossa rutiinien kehittämisen haaste

Niin hieno kuin Google-kalenteri onkin ominaisuuksiltaan, olemme todella pitkän tien kautta viimein pääsemässä omassa toimijaverkostossamme hyvään kalenterin yhteiskäyttörutiiniin.

Asioita sovitaan kovin helposti suullisesti ja sähköpostilla, mutta jaettuun kalenteriin vienti on heikko kohta. Kalenterimerkintä mielletään henkilökohtaiseksi asiaksi.

Nykyisin olemme jo noin 70 % rutiinissa eli melko monet kahden tai useamman väliset tapaamiset merkitään asianomaiseen kalenteriin. Hankeverkostollemme lähtee yhteisesti koottu viikkotiedote maanantaisin klo 12 jälkeen. Tiedotteesta vastaava on saanut kunniatehtävän tarkistaa, että kaikki tiedotteeseen liitetyt kalenterimerkinnät ovat myös Google-kalentereissa.

Hankeverkostossa oleellista on tietää, kenelle mikäkin tapahtuma jaetaan. Olemme laatineet Google-laskentataulukkoon yhteystietojen listauksen, josta kalenterimerkinnän tekijä voi halutessaan laittaa muistutukset kaikille, joita asia koskee.

Periaatteessa kaikki kalenterit on jaettu ihmisille, joita kukin kalenteri koskee. Tämäkin ideaali on vielä vaiheessa. Hankeverkosto elää ja yhteystietolistan ajantasaisena pitäminen vaatii toimenpiteitä. Joku Muu on huono hoitamaan asioita. On siis tärkeää jakaa vastuunakit nimetyille henkilöille ja luoda toimiva rutiini. Ja vaikka sellainen olisi luotu, pitää aika ajoin tarkistaa, toimiiko rutiini.

Opasteita:

• Googlen omat kalenteriohjeet
• Google+ -tapahtumat yhdistyvät Google-kalenteriin
• AVO-hankkeen diasarja: ensiaskeleet Google-kalenterin käyttöön.
• Opasvideo Google-kalenterin perusjutuista (vanha käyttöliittymä, samat ominaisuudet toimivat edelleen, meikäläinen ruutukaappausvideolla näyttää, kuin toimii, 6 min).