Rutiinit keventävät kognitiivista kuormaa. Tiimityöskentelyssä yhteisten rutiinien luomiseen ja muokkaamiseen kannattaa käyttää aikaa, sillä hyvin toimiva rutiini on kuin rasvaa koneistoon.
Olemme omassa tiimissämme käyttäneet jaetua kalenteria sekä jaettuja kelenterimerkintöjä koko ajan. Kun tarkemmin keskustelimme asiasta, huomasimme, että eri ihmisten henkilökohtaiset käyttöliittymät ja toimintatavat pitää sovittaa tarkemmin siihen, miten jaettu työskentely toimii.
Aluksi loimme tiimille oman kalenterin ja merkitsimme siihen yhteiset tapahtumat. Periaatteessa. Huomasimme, että osa noudatti toisaalla syntynyttä rutiinia kutsua jokainen kalenteritapahtumaan eli merkintä syntyikin henkilökohtaiseen kalenteriin tiimikalenterin sijaan. Kutsuun piti myös vastata, jotta se näkyi omassa kalenterissa. Kutsu ei välittynyt välttämättä sähköpostiin, jos tapahtuman lisääjä ei lähettänyt kutsuja. Kaikki eivät myöskään saaneet mobiililaitteellaan toimimaan useiden jaettujen kalentereiden näkymistä. Seurauksena oli se, että osalla kaikki yhteiset kalenterimerkinnät toimivat hyvin, osalla jokin jäi huomaamatta. Kun havaitsimme nämä, päätimme yhteisen käytännön.
Kalenteri on mielikuvissa henkilökohtainen työkalu. Työkäytössä henkilökohtaisuudesta on hyvä luopua osittain. Kalenteri voi nimittäin olla todella tehokas yhteisen työnteon rutiinin tukiranka. Hyvää toimintamallia on syytä viritellä ja säätää. Se, mikä toimii yhdessä kalenterijärjestelmässä, yhdessä tapauksessa ja yhdellä tiimillä, ei toimi toisaalla. Kalenterirutiinien virittelyyn kannattaa käyttää aikaa, sillä kyse on toistuvasta toiminnasta. Viikoittainen ajansäästö kertautuu ajan myötä merkittäväksi.
Millaisia hyviä kalenterikäytänteitä sinä olet oppinut?
Kuvassa muutama Ideatarhuri-tiimissä havaittu viisaus hyvän kalenterimerkinnän tekemiseen Google-kalenterissa.
 |
| Napauta kuvaa, saat sen näkyville suurempana. |
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti