Sähköposti sujumaan

Sähköposti vie työelämässä turhaa aikaa. Edelleen moni tahkoaa liian pienen postilaatikon kanssa. Moni sentään osaa jo käyttää jaettuja dokumentteja ja näin on päässyt eroon sähköpostin liitetiedostoiden pyörittelystä.

Kokoamme omassa Ideatarhurit-työtiimissä nyt viisautta sähköpostin kesyttämiseen. Bloggaamme monen hengen voimin kesälomien jälkeen aiheesta. Kerään vinkkejä. Voit kirjoittaa niitä tähän muistioon ilman kirjautumista http://muistio.tieke.fi/p/email.

Pohjakassa eli tämä lukee juuri nyt em. muistiossa:

Ideatarhurit http://ideatarhurit.fi/ järkeistävät omaa työtään ja miettivät samalla yleisemmin, miten oppisimme töissä tekemään töitämme sujuvammin. Nyt kohteena: SÄHKÖPOSTI
Kirjoitamme aiheesta koosteen blogiimme. Mitä sujuvia käytänteitä sinä olet keksinyt sähköpostin sujuvoittamiseen?

Liitännäispalveluita ja sovelluksia:

• http://www.mailboxapp.com/ We redesigned the inbox to make email light, fast, and mobile-friendly. Quickly swipe messages to your archive or trash and scan entire conversations in a chat-like view. It's a whole new inbox.
• http://www.sanebox.com/ SaneBox works on top of your email account. It prioritizes important emails and summarizes the rest. Nothing to download, install or learn – it just works.
• http://www.boomeranggmail.com/: ajasta Gmail

Gmailin virittäiminen:

• Välilehdet: Ensisijaiset, Sosiaaliset verkostot, Tarjoukset, Ilmoitukset > toimii hyvin ihan perusasetuksilla, voi tehostaa siirtämällä haluttuja toistuvia viestejä sopivalle välilehdelle, jos tulee väärälle. Ensisijaisista kannattaa siirtää esim. Ilmoituksiin.
• Labeleitten / tunnisteiden käyttö: Rattaan kuva > Asetukset > Tunnisteet / Labels. Tunnisteet (= "kansio") voi piilottaa näkyvistä ja ne voi asentaa näkymään vain, jos tunnistekansioon tulee uusia viestejä. Tuo viimeinen on todella kätevä, sillä posteille voi laittaa automaattisen suodatuksen, jolloin ne voi ohjata oikean tunnisteen alle suoraan ja vaikkapa arkistoitumaan saman tien, lukemattomat näkyvät kuitenkin niin, että tunnisteotsikko tulee näkyville ja sen perässä näkyy, montako uutta viestiä on lukematta.
• Suodattaminen: edellä kuvatun lisäksi suodattamisessa on lukuisia vaihtoehtoja, joista yksi kätevä on oleellisille mutta ei tärkeille viesteille laittaa ohjaus oikeaan tunnistekansioon ja merkintä luetuksi. Viestit löytyvät hakemalla, kun niitä tarvitsee, mutta eivät kuormita lukemattomien jonossa. Suodatuksen voi laittaa päälle usealla eri tavalla, ks. ohjeita https://support.google.com/mail/answer/6579?hl=fi
• +lisäteksti Gmail-käyttäjänimen lisänä ohjaa viestit omalle tilille tyyliin matti.meikalainen+palveluX@gmail.com, tätä voi hyödyntää esim. käyttäjätunnuksien perustamisessa. Gmail ei myöskään noteeraa pisteitä, joten mattimeikalainen on sama kuin matti.meikalainen tai mattimei.kala.inen. Näitä kahta ominaisuutta voi myös hyödyntää postien suodattamisessa. Ks. http://gmailblog.blogspot.fi/2008/03/2-hidden-ways-to-get-more-from-your.html
• Gmailin lähetystä voi viivästää muutaman sekunnin. Näin ehdit perua lähetyksen, jos se lähtee vahingossa liian aikaisin, väärälle henkilölle tai huomaat heti jonkin virheen viestissä. Rattaan kuva > Asetukset > Yleiset > Kumoa lähettäminen (voit valita ajan 5-30 sek väliltä).
• Postitusryhmän luominen: napauta pienen pientä kuvaketta Gmail / Sähköposti tekstin vieressä vasemmassa ylänurkassa, valitse Yhteystiedot > Luo ryhmä. Anna ryhmälle nimi, lisää henkilöt ja seuraavan kerran, kun haluat lähettää viestin ryhmälle, klikkaa viestin kohderivin sanaa Vast.ott. ja Valitse vastaanottaja: haluamasi ryhmä. Kuvitettu ohje http://opeblogi.blogspot.fi/2015/06/gmail-ryhman-luominen-pieni-suuri-asia.html

Gmail-ryhmän luominen: pieni suuri asia

Nyt tulee käytännön vinkki. Postitan työkseni erilaisille kokoonpanoille sähköposteja. Käytän tunnisteita eli sähköpostin kansiointia. Nappaan postitusryhmän vanhasta viestistä, jonka löydän helposti tunnisteen avulla.

Erilaisissa hankkeissa olemme keränneet yhteystiedot taulukkoihin, mutta taulukon käyttämisessä on ongelmia ryhmäpostin lähettämisessä: ryhmän osoitteiden kopiointi on kömpelöä (pitää avata dokumentti, kopioida ja kaikkien osoitteiden pitää olla täysin oikein) ja ryhmädokumentin ajan tasalla pitäminen on ongelma, usein myös yhdestä organisaatiosta toivotaan kaikki viestit tietylle ihmiselle vaikka yhteyshenkilöitä olisi useita.

Joskus kauan sitten käytin sähköpostilistan luomiseen Google Groupsia, mutta se on hiukan sekava käyttää.

Nyt kyllästyin osoitteiden poimimiseen ja muisteluun. Tiesin, että Gmailissa on olemassa ryhmätoiminto. Ohje on erittäin helppo ja homma toimii niin kuluttajapuolella kuin myös Google Appsissa. Vasemmasta yläkulmasta valitaan pikkiriikkisen nuolen takaa löytyvä pudutusvalikko ja sieltä Yhteystiedot. Kuinka Google osaakaan kätkeä näitä toimintoja. (Google Appsissa Gmailin paikalla lukee esim. Sähköposti).

Yhteystiedot näkymässä valitaan Uusi ryhmä. Kyseinen valinta ei ainakaan itselläni tullut Google Appsin puolella heti näkyviin, mutta löysin sen, kun vein hiiren vasemman reunan navigoinnin päälle.

Sitten vain ryhmälle nimi ja ryhmän jäsenten lisääminen. Kun jatkossa kirjoitan viestiä, minun ei tarvitse mennä ryhmän luomisen polkua vaan napautan viestin kirjoitustilassa osoitetieto-painiketta ja valitsen haluamani ryhmän.

Tältä näyttää ryhmä (olen poistanut yhteystiedot kuvasta). Tästäkin näkymästä pääsee lähettämään viestin ryhmälle kirjekuoren kuvaa napauttamalla:

Normaalissa sähköpostin kirjoitusnäkymässä napautan Vast. ott. ja valitsen haluamani ryhmän, joko kaikki ryhmän jäsenet tai poimin rastittamalla valintani:

Tämä on pieni asia, mutta toistuessaan suuri. Varsinkin tärkeää on se, että viestit menevät aina kaikille niille, joille niiden kuuluu mennä eikä lähettäminen ole muistin tai sattuman varassa. Tarkkana oleminen siis ryhmän luomisen ja muokkaamisen kohdalla riittää.

Sofistikoituneempaa ryhmäpostitusta voi toteuttaa esimerkiksi Mail Chimpin avulla. Sen ilmaistili riittää perustarpeisiin.

Otan mielelläni vastaan muita vinkkejä sähköpostin sujuvasta lähettämisestä.

Viestiviidakkoon sähköpostin muotoiluvinkkejä

Moni meistä tietotyön tekijöistä saa ilon laitella erilaisia kutsuja ja pyyntöjä sähköpostilla. Raivaillessani pienoista sähköpostisumaa, havahduin erääseen asiaan, jota olen yrittänyt opetella vuosien saatossa eli sähköpostiviestin muotoilu niin, että viesti menee mahdollisimman hyvin perille ja lisää vastaanottajan informaatiokuormaa mahdollisimman vähän.

Tässä pari nyrkkisääntöä:

• Jos sähköposti sisältää kutsun tai pyynnön tehdä jotain, laita kutsu tai pyyntö lyhyesti viestin otsikkoon, tapahtumien osalta myös päivämäärä ja kellonaika. 
• EDIT: Kommenttitäydennyksenä vielä vinkki: päivämäärä ja yhteystieto kannattaa kirjoittaa kokonaisena, koska ne voi mobiililaitteella poimi suoraan kalenteriin ja osoitekirjaan.
• Jos otsikkoon mahtuu tapahtuman paikka, niin hyvä, sillä ihmiset hakevat tietoa jälkikäteen viestin otsikosta. Pidä kuitenkin otsikko lyhyenä, häntäosa ei näy useinkaan sähköpostiohjelmassa, mobiililaitteella varsinkaan.
• Ota otsikoinnissa huomioon, että osa sähköpostipostiohjelmista ei tee hakuja viestin sisällön vaan lähettäjätiedon, ajankohdan ja otsikon avulla.
• Jos viestissä on muuta sisältöä, laita kutsu tai pyyntö heti alkuun.
• Jos on useampia asioita, harkitse, onko parempi lähettää kutsu erikseen ja muu viesti omanaan.
• Ihmisille tulee paljon sähköpostia ja he eivät välttämättä lue viestiä, jos otsikko ei kerro sisältöä. 
• Ota huomioon, että kaikki aikuiset ihmiset eivät osaa silmäillä. Lyhyesti ja jäsennellysti kirjoittaminen on vaikeaa, mutta tarpeellista. 
• Jäsentelyn selkiytämisessä voi käyttää väliotsikoita, numerointeja ja pieniä tehosteita, kuten katkoviivoja, isoja kirjaimia harkitusti ja harvoin, ne kuulostavat silmissä huutamiselta.
• HTML-muotoillut viestit ovat hienoja, mutta edelleen joissakin sähköpostiohjelmissa ne eivät näy lähettäjän toivomalla tavalla.

Käyttämätön sähköpostitili suljetaan

Oletko saanut joskus ohjeen, että verkkopalveluihin kannattaa kirjautua jollakin toissijaisella sähköpostiosoitteella? Näin opastetaan roskapostin välttämiseksi. Aiheeseen liittyy kuitenkin suuri vaara.

Jos toissijaista osoitetta käytetään esimerkiksi verkkopalvelun luomiseen ja jos tämä toissijainen sähköposti poistetaan käyttämättömänä, voi joku toinen perustaa samalla nimellä sähköpostin ja onkia käyttäjätunnuksia "unohditko tunnuksesi" toiminnolla. Juuri tälläinen oli taustalla äskettäisessä Twitter-hyökkäyksessä.

Jos siis käytät toissijaisia sähköposteja, kirjaudu niihin silloin tällöin. Aiheesta lisää Lifehacker-blogissa.

Edit: Olipa ainakin itselleni tärkeä heräte. Koulutusmielessä luotuja websähköposteja piti herätellä torkkutilasta, muutama oli jo kuopattu, juuri mikään ei toiminut ilman turvakysymystä. Kun joukossa oli yksi avustaen tuttavalle luotu tili, jonka turvakysymyksen honasin heti, niin tuli vain mieleen muistutella, että mieti tarkkaan turvakysymys, tosi tarkkaan. Itse kiittelen lapsuusaikojen erästä jänskää haukkumanimeä siitä, että miltei kaikkien turvakysymysaitojen läpi harpittiin. Mutta rajansa kaikella, pitä välillä vaihtaa selainta, että pääsin Googlen palveluihin. Siis hyvä vinkki sekin, että useita selaimia samalle koneelle. Välimuistit kannattaa myös tyhjentää aika ajoin.

Gmailit talteen

Jossain näin muutama aika sitten vilaukselta uutisen (ehkä se oli jokin Googlen blogi tms... joo se oli Gmail-blogi) siitä, että Gmail on mahdollista saada toimimaan tietokoneen sähköpostiohjelman kanssa IMAP-protokollaa käyttäen. POP-yhteyshän on ollut tarjolla jo aikoja, mutta se on huono tarpeeseeni. Haluan varmuuskopion sähköposteista, mutta enimmäkseen käytän postia aina selaimelta ja haluan, että postit löytyvät sieltä.

IMAP mahdollistaa sen, että tietokoneen sähköpostiohjelma ja web-Gmail ovat synkronoituna eli jos teen muutoksia jommassa kummassa, toinen päivittyy (poistan viestejä, kansioin niitä tms.). Toimii hyvin nopeasti ja sujuvasti. Synkronointi onnistuu mm. Outlookin, Thunderbirdin, Apple Mailin ja mobiilien asikasohjelmien kanssa (ks. lisätietoja).

Tämän yhteyden saa viritettyä kun vaihtaa Gmailin kieleksi amerikanenglannin. Varmaankin on tulossa myös suomenkieliseen versioon... Kannattaa huomata, että Googlen palveluissa on eroja selaimen ja kielivalinnan mukaan. Englanninkielisestä Gmailista löytyi äskettäin etsinnässä ollut ryhmächat, jonka voi käynnistää myös suoraan websivulta (>>Launch Google Talk Gadget).

Olen käyttänyt Gmailia nyt vuoden verran. Puolen vuoden kokemuksia kirjasin tänne blogiin. Gmail säästää työaikaani vähintään tunnin vuorokaudessa. Se on ehdottomasti paras webmail. Nyt uuteen kannettavaan on latautunut vuoden mittainen saalis, himpun vajaa 11 000 sähköpostia. Gmailin luokittelut siirtyivät suoraan Macin sähköpostiohjelmaan. Kätevästi kävi. Nyt postit varmuuskopioituna.

Sujuvat välineet, vaivaton tiedonkäsittely. Näistä nauttii.